Sai davvero come sta andando la tua azienda?Non parliamo di sensazioni, ma di numeri. Dati concreti
E qui entrano in gioco l’analisi dei KPI, cioè Key Performance Indicators, in italiano gli Indicatori Chiave di Prestazione.
Se gestisci un’impresa, probabilmente ne hai già sentito parlare, ma forse non hai ancora compreso appieno il suo potenziale.
I KPI sono la chiave per capire realmente l’andamento della tua attività, per identificare i punti di forza e le aree di miglioramento, per prendere decisioni basate sui fatti e non sulle supposizioni.
Non si tratta di avere una serie di numeri sparsi su un foglio Excel, ma di uno strumento che ti aiuti a raccoglierli, organizzarli, interpretarli.
Questo strumento è il controllo di gestione, un alleato prezioso per qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente da dimensioni o settore, perché permette di tenere sotto controllo l’andamento dell’azienda e di intervenire tempestivamente in caso di problemi.
In questo articolo, ti spiegheremo che cos’è un’analisi KPI e ti faremo degli esempi pratici di come con il controllo di gestione può aiutarti a monitorare i progressi, raccogliere dati e interpretarli.
Analisi KPI: definire gli obiettivi (KPO) e misurare le performance
Per navigare con successo, non basta avere una barca (la tua azienda) e un motore potente (i tuoi prodotti o servizi). Serve una rotta precisa, una destinazione da raggiungere.
Nel linguaggio aziendale, questa destinazione si chiama KPO, cioè Key Performance Objective o obiettivo chiave di performance.
Cos’è un KPO: raggiungimento dell’obiettivo aziendale chiave
In parole semplici, sono gli obiettivi che vuoi raggiungere
Non parliamo di vaghe aspirazioni, ma di traguardi concreti, come “aumentare la redditività del 10% entro la fine dell’anno” o “acquisire 50 nuovi clienti nel prossimo trimestre”.
Definire obiettivi chiari e condivisi con il tuo team è fondamentale per dare una direzione all’azienda e motivare tutti a lavorare nella stessa direzione.
Ma come fai a sapere se stai effettivamente raggiungendo gli obiettivi di performance che vi siete prefissati in ufficio? Ecco che entrano in gioco i KPI.
Cosa sono i KPI, i numeri aziendali per monitorare le performance
Questi indicatori sono i numeri che ti dicono se stai andando nella direzione giusta, se ti stai avvicinando o allontanando dai tuoi obiettivi.
Sono la bussola che ti permette di monitorare la tua rotta. Ogni KPO ha i suoi KPI, che ne misurano il progresso.
Sembra quasi un gioco di parole, ma con qualche esempio sarà più semplice capire cosa intendiamo.
Mettiamo che il tuo obiettivo (KPO) sia guadagnare di più. Ecco alcuni numeri da controllare (KPI) per capire se ci stai riuscendo:
- Margine di guadagno: quanto ti rimane in tasca per ogni prodotto o servizio venduto.
- Ritorno sull’investimento (ROI): quanto guadagni rispetto ai soldi che hai investito.
Un altro esempio, se il tuo obiettivo è avere più clienti, un buon KPI è:
- Numero di nuovi contratti: quanti ne firmi ogni mese (o ogni trimestre, dipende da te).
Caratteristiche di un buon obiettivo di business: SMART
Un indicatore per misurare le performance dei processi aziendali deve rispondere ad alcuni criteri per essere efficace.
In gergo, si dice che un obiettivo deve essere SMART, acronimo che riassume le sue caratteristiche fondamentali e ti aiuta anche quando devi cercare di costruire un KPO specifico per la tua azienda.
- Specifico – Deve essere chiaro e ben definito. Non “aumentare le vendite”, ma “aumentare le vendite del prodotto X del 15%”.
- Misurabile – Deve essere espresso in numeri. Non “migliorare la soddisfazione del cliente”, ma “aumentare il punteggio medio di soddisfazione del cliente da 7 a 8”.
- Attainable (cioè raggiungibile) – Deve essere realistico, alla portata della tua azienda. Non “diventare leader di mercato in un mese”, ma “aumentare la quota di mercato del 2% entro sei mesi”.
- Rilevante – Deve essere importante per il tuo business, collegato ai tuoi obiettivi strategici. Non “aumentare i follower su Instagram” (a meno che questo non sia un obiettivo strategico), ma “aumentare il tasso di conversione del sito web”.
- Time-bound (cioè definito nel tempo) – Deve avere una scadenza precisa. Non “aumentare la produttività”, ma “aumentare la produttività del 10% entro la fine del trimestre”.
Esempi di KPO e KPI per capire meglio
Facciamo un esempio pratico nel settore delle imprese di pulizie. Un KPO potrebbe essere “ridurre i costi operativi del 5% entro il prossimo semestre”.
Esempi di KPI di produzione per monitorare questo obiettivo potrebbero essere:
- costo medio per ora di lavoro;
- consumo medio di detergenti per metro quadrato;
- numero di ore di lavoro straordinario.
Monitorando questi indicatori KPI, l’azienda potrà capire se sta effettivamente riducendo i costi e, in caso contrario, individuare le aree di intervento.
Ricorda, KPI e KPO sono due facce della stessa medaglia: senza obiettivi chiari, i KPI sono solo numeri senza significato; senza KPI, gli obiettivi restano solo belle parole.
Come fare un’analisi delle performance di produzione e vendita: il caso Ever Clean Srl
Per parlarti di come fare un’analisi delle KPI a partire dal controllo di gestione, abbiamo scelto di raccontarti la storia di Ever Clean, un’impresa di pulizie di Genova con oltre 30 anni di esperienza e cliente di For Freedom Consulting.
Come molte PMI, Ever Clean aveva davvero un buon fatturato e tanti clienti, ma faticava a capire quali fossero realmente redditizi e quali, invece, erodessero i margini di guadagno.
Questa difficoltà a distinguere tra fatturato e redditività è un problema comune, che i nostri consulenti incontrano in molte aziende.
Il nostro intervento si è concentrato proprio sull’analisi della marginalità, cioè sulla differenza tra il fatturato generato da ogni condominio/commessa e i costi diretti e indiretti sostenuti per servirlo.
Insomma, in parole semplici, andare a capire dove l’azienda guadagna tanto, poco e dove probabilmente non guadagna nulla.
Grazie a un’attenta valutazione, sono stati individuati alcuni KPI economici da prendere in analisi.
- Margine Operativo Lordo (MOL) per cliente: per capire quali clienti contribuivano maggiormente alla redditività aziendale.
- Costo orario della manodopera per commessa: per valutare l’efficienza del lavoro svolto su ogni singola commessa.
- Incidenza dei costi fissi: per comprendere quanto i costi generali dell’azienda impattassero sulla redditività dei singoli clienti.
Questa analisi delle performance, attraverso l’utilizzo di KPI delle vendite mirati, hanno permesso a Ever Clean di avere finalmente una visione chiara della situazione:
Identificare i clienti meno redditizi e decidere strategie consapevoli per migliorare ancora di più l’efficienza delle vendite e l’organizzazione del lavoro.
Controllo di gestione: raccolta dati e analisi indicatori di performance
Definire i KPI e misurare le performance è solo il primo passo. Il vero valore si ottiene dal monitoraggio costante.
Non basta misurare, bisogna controllare. Ed è qui che entra in gioco il controllo di gestione, il tuo alleato per tenere la rotta verso il successo.
Raccogliere i dati per il controllo di gestione e l’analisi KPI
La base di tutto sono dati precisi e aggiornati. Senza informazioni affidabili, qualsiasi analisi rischia di farti cadere in errore e portarti fuori strada.
Raccogliere i dati in fogli Excel richiede una buona competenza con le formule e il funzionamento dei fogli di calcolo, ma soprattutto ti espone al classico e inevitabile errore umano. Basta un numero riportato male, le conseguenze possono essere anche molto gravi.
Una soluzione semplice ed immediata potrebbe essere l’utilizzo di un software gestionale.
Ed è uno dei motivi per cui abbiamo deciso di creare il nostro, Indy si collega direttamente al tuo cassetto fiscale, importando automaticamente i dati e risparmiandoti tempo prezioso, e spiacevoli errori.
Confronto tra dati reali e obiettivi KPO
Una volta raccolti i dati, è fondamentale confrontarli con i KPI che hai definito.
Questo confronto evidenzierà gli scostamenti, sia positivi che negativi. Ma la cosa importante è capire le cause.
Un calo delle vendite è dovuto a un problema di marketing? A un calo della qualità del prodotto/servizio? A un aumento della concorrenza?
Anche in questo caso i programmi come Indy sono fondamentali: report dettagliati e intuitivi generati ti permettono di analizzare le cause in modo semplice.
Inoltre, i cruscotti di controllo dei kpi del software ti danno una visione immediata e sintetica dei tuoi KPI.
Proprio come quello della tua auto: ti mostra, attraverso grafici e indicatori visivi, l’andamento dei tuoi KPI, permettendoti di cogliere a colpo d’occhio eventuali problemi e non farti cogliere di sorpresa.
Esempio: analisi delle performance di un punto vendita
Abbiamo visto come un’impresa di pulizie può tenere sotto controllo i numeri importanti. Ma cosa succede se hai un’attività in franchising, con tanti punti vendita diversi?
In questo caso, guardare i numeri dell’azienda solo nell’intero non basta più. Devi analizzare le performance di ogni singolo negozio.
Perché avere kpi per misurare l’efficienza delle vendite in ogni negozio?
Anche se nel complesso l’attività va bene, alcuni locali potrebbero avere problemi specifici che influiscono poi sul rendimento generale dell’azienda.
- C’è chi va forte e chi no – Un punto vendita magari funziona benissimo, un altro fa fatica. Capire perché fa la differenza.
- Confrontare per migliorare – Se un negozio è bravissimo ad acquisire nuovi clienti, potresti copiare le sue strategie negli altri.
- Obiettivi su misura – Ogni negozio è diverso per zona, clienti, e concorrenza. Quindi, ogni negozio deve avere i suoi obiettivi e i suoi numeri da controllare.
- Individuare criticità: capire per tempo se un punto vendita sta performando male, e intervenire per tempo, per evitare il peggio.
La sede centrale stabilirà linee guida generali, ma è fondamentale che ogni affiliato adatti strategie e obiettivi alla propria realtà.
Alcuni di questi obiettivi potrebbero essere:
- incremento della quota di mercato nel territorio di competenza;
- miglioramento del tasso di fidelizzazione della clientela locale;
- ottimizzazione dei costi operativi specifici del punto vendita.
Stabilire KPI per ciascun punto vendita del franchising
Proponiamo una serie di KPI, declinati per singolo punto vendita, che coprono le aree chiave:
- Area marketing: Lead generati (con distinzione tra canali online e offline), costo per lead, tasso di conversione lead-cliente, indicatori marketing localizzati.
- Area efficienza operativa: Costo medio per servizio, tempo medio di esecuzione, numero di reclami.
- Area digitalizzazione: Lead online, preventivi online, conversioni online (internet kpi del punto vendita).
Dall’Analisi KPI all’azione: il consulente per il controllo di gestione
In questo caso i software non bastano, per questo ad Indy affianchiamo una consulenza dedicata per aiutare il cliente nel controllo di gestione.
Il consulente ti avvisa quando qualcosa non va e ti aiuta a interpretare bene i dati, scoprire perché quel negozio sta andando male e trovare le soluzioni giuste e le azioni correttive da mettere in atto in quel particolare punto vendita.
Ricorda bene: l’analisi delle performance del singolo punto vendita è il segreto per far crescere un franchising, un negozio alla volta.
Agire per migliorare: come impostare azioni correttive con il controllo di gestione
Abbiamo visto come attraverso l’analisi dei KPI, puoi avere una fotografia precisa della tua azienda.
Ma il controllo di gestione non serve solo a misurare, serve soprattutto ad agire. È uno strumento di crescita, non un semplice termometro.
Una volta individuate le cause, bisogna definire un piano d’azione specifico. Non esistono soluzioni buone per tutti.
La natura del controllo di gestione è che ti permette di personalizzare le azioni in base ai tuoi numeri.
È anche fondamentale coinvolgere il personale in questo processo. Le azioni correttive devono essere condivise e comprese da tutti, e poi monitorate nel tempo.
Se i numeri migliorano, ottimo! Se non migliorano, bisogna aggiustare il tiro, cambiare strategia.
Controllo di gestione per l’analisi KPI: raggiungi i tuoi obiettivi
I KPI sono la bussola, il controllo di gestione è il timone. Senza la bussola, non sai dove andare. Senza il timone, non puoi correggere la rotta.
In questo articolo, abbiamo visto come:
- definire obiettivi chiari (KPO);
- scegliere i KPI giusti per misurarli;
- utilizzare il controllo di gestione per monitorare i risultati e agire.
Non limitarti a guardare i numeri. Impara a interpretarli e a usarli per prendere decisioni migliori.
Strumenti come Indy semplificano enormemente l’analisi delle cause e il monitoraggio dei risultati.
Ma il vero valore aggiunto è la consulenza personalizzata di For Freedom Consulting, che ti supporta nell’interpretazione e nella definizione di azioni correttive per farti raggiungere i tuoi obiettivi di business.
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