Caro Imprenditore Alberghiero,
la gestione di un hotel non è mai stata un affare semplice. Negli ultimi anni la faccenda si è complicata ancora di più.
Ti basta pensare a:
- Chiusure forzate, oltre a quelle stagionali, come la pandemia del 2020
- Stagioni impazzite: troppa pioggia d’estate, zero neve d’inverno
- Eventi meteo sempre più estremi.
Non si tratta di menare il gramo, ma se gli ultimi tempi ci hanno insegnato qualcosa è che bisogna avere un “Piano B”.
Non fa differenza che la tua struttura si rivolga al mercato business, sia in una città d’arte oppure al mare, in montagna o in collina.
Gestire con profitto un hotel non dipende da dove si trova.
Bada bene, il Piano B di cui parliamo non è certo una questione di assicurazioni, visto che le coperture adeguate dovrebbero esserci comunque.
Vedila più come come un’armatura operativa.
Detta in modo semplice, si tratta di migliorare la redditività delle operazioni interne (vendita, personale, economato, ristorazione, etc) e migliorare la pianificazione fiscale e dell’IVA.
Se lavori su questi due fronti puoi reggere l’urto di una chiusura inaspettata, o qualsiasi altro rovescio della fortuna.
Prova a rispondere a queste domande:
Quanto tempo è in grado di reggere la tua struttura (o le tue strutture) a una chiusura forzata?
Quanti addetti alla reception, cameriere ai piani o f&b manager possono lasciarti prima che tu non riesca più a gestire i clienti?
Quanto dipendi da un meteo incontrollabile?
Se non sei in grado di rispondere con precisione a queste domande, probabilmente non hai un controllo di gestione attivo e pimpante.
Eppure, aumentare i tuoi margini (conosci l’analisi dei costi e la Teoria dell’oliva in meno?), tagliare i servizi che non ti portano utile e pagare meno tasse non è “difficile”
Il controllo di gestione di un hotel non è certo fantascienza.
Dovresti rifletterci ancora di più se la tua struttura ha un lavoro stagionale.
D’altronde… se la tua struttura avevi dei problemi quando hai chiuso l’ingresso, sono lì che ti aspettano alla riapertura.
Se mentre leggi il tuo hotel è chiuso o lavora a ritmi ridotti, è il momento giusto per ottimizzare i tuoi conti e riaprire con una strategia che ti lasci più sereno.
In questo articolo vedremo cos’è il controllo di gestione, perché è essenziale e come puoi implementarlo nella tua attività alberghiera.
Cos’è il controllo di gestione per un hotel?
In poche parole il controllo di gestione è lo strumento che garantisce la sostenibilità e la redditività del tuo hotel, grande o piccolo che sia.
Se hai presente il cruscotto di una macchina, ci sei già.
È una serie di indicatori da tenere sott’occhio: quando un valore non è nei parametri corretti si accende una spia, così puoi correre ai ripari.
Tu vedi dei semplici indicatori, ma dietro ci sono dei “ragionamenti” e un pizzico di una tecnologia.
Ti verrebbe mai in mente di guidare una vettura senza tachimetro, senza spia della benzina o della temperatura dell’acqua?
Sarebbe una pessima idea.
Il controllo di gestione per il tuo hotel funziona alla stessa maniera, è il tuo cruscotto aziendale.
Entriamo nella questione. Prima però sgombriamo il campo da un dubbio che potresti avere.
Il controllo di gestione di un hotel è l’economato?
Non proprio. Anzi, decisamente no. Ci sono però delle somiglianze.
La gestione economica di un hotel non si può ovviamente ridurre al controllo dei flussi di merce in entrata e in uscita, anche se le logiche che guidano il reparto sono simili.
La funzione dell’economo è indispensabile, ma il suo lavoro dovrebbe essere incluso in una gestione economica, finanziaria e fiscale più ampia.
In pochi punti, il controllo di gestione ti permette di:
- Monitorare i ricavi: capire da dove arrivano i guadagni, quali camere, servizi o pacchetti funzionano meglio e quali dovresti tagliare;
- Controllare i costi: identificare le voci di spesa più rilevanti, dal personale ai rifornimenti. Spesso ce ne sono di nascosti e insospettabili;
- Lavorare sull’ottimizzazione e riduzione dei costi aziendali: assicurarti che le entrate superino sempre le uscite, considerando anche i costi occulti;
- Pianificare tasse e tributi: “essere indietro” con il nostro amato Erario non fa mai bene all’attività;
- Estinguere il debito e programmare gli investimenti: il debito attanaglia gran parte delle PMI del nostro paese, ed è una palla al piede allo sviluppo e agli investimenti.
In altre parole, il controllo di gestione può guidare la tua struttura alberghiera verso la serenità e – come vedrai nel caso studio più avanti – il successo.
Perché il controllo di gestione è una “polizza” in più per il tuo hotel
Stagionalità e imprevisti: sei davvero preparato?
Immagina questa scena: luglio, piena stagione estiva.
Hai investito tutto in pubblicità, il personale è al completo, e… inizia a piovere per due settimane di fila, o tre. O quattro.
I turisti disdicono, i ricavi crollano, ma i costi restano. Negli ultimi anni non è successo a luglio, ma a maggio e giugno… sì.
Oppure pensa a una struttura invernale: la neve non arriva e le prenotazioni nemmeno. Ti ritrovi con più spese che entrate.
Senza un controllo di gestione, questi eventi possono trasformarsi in un disastro economico.
L’imprevedibilità delle stagioni è ormai un scenario con cui il settore alberghiero deve confrontarsi, ma con gli strumenti giusti puoi affrontarle senza particolari patemi.
Il controllo di gestione, infatti, ti permette di:
- Prevedere la liquidità di cassa in relazione all’aumento del costo del denaro e creare un fondo di emergenza;
- Identificare il punto di pareggio (o break-even point, se ti piace l’inglese) per sapere quanti ospiti ti servono per coprire i costi;
- Pianificare promozioni last-minute o strategie alternative in caso di calo delle prenotazioni.
La lezione del Covid-19 che non tutti hanno imparato.
Se fai parte degli albergatori che la pandemia ha messo in ginocchio, ci dispiace sinceramente, ma probabilmente non avevi un piano di emergenza.
Quei mesi “maledetti” che sono ancora vivi nella memoria hanno imposto una domanda:
Qual è il fermo attività massimo che puoi sopportare, prima di andare a gambe all’aria?
Molti manager di hotel l’hanno scoperto a loro spese e le loro storie le conosciamo, ma molti nascondono ancora la testa sotto la sabbia sperando per il meglio.
Non essere come loro: comincia a progettare il peggio e proteggi il tuo futuro con un controllo di gestione solido.
Strumenti e aree importanti per un controllo di gestione alberghiero efficace
Nella nostra esperienza gli hotel di piccola e media dimensione hanno problemi a far quadrare i conti per tre motivi diversi, spesso presenti assieme.
Non sfruttano asset che “hanno già in casa”, non valorizzano alcune aree come potrebbero e non usano strumenti essenziali.
Vediamoli rapidamente.
1. Il bilancio e il conto economico
Una base solida per un hotel redditizio parte da un il bilancio sano e da un conto economico in ordine.
Se non sai cosa sono o come leggerli, è il momento di imparare.
- Bilancio: fornisce una fotografia della situazione patrimoniale e finanziaria dell’hotel. È come la tua “scheda di salute finanziaria”.
- Conto economico: mostra i ricavi e i costi di un periodo specifico. Ti dice se stai guadagnando o perdendo.
Immagina ad esempio un piccolo hotel di 30 camere, nel conto economico, trovano spazio i ricavi, cioè i soldi che derivano da pernottamenti, servizi extra (SPA, ristorante) ed eventi vari.
I costi invece riguardano il personale, ler utenze, la manutenzione, le scorte, e gli ammortamenti.
Sembra banale, ma solo confrontando queste voci, si può capire su quali aree intervenire per migliorare per aumentare i margini.
2. Il ruolo dell’economato nel controllo di gestione hotel
In hotel di piccole o medie dimensioni l’economato svolge un ruolo cruciale, sia operativo che strategico.
Spesso è proprio quest’ultimo che viene poco compreso. Vediamoli in breve.
Il ruolo operativo dell’economato riguarda grossomodo:
- Gestione degli acquisti e il controllo degli stock;
- Lo stoccaggio, la conservazione e il rispetto di norme igienico-sanitarie;
- Il monitoraggio del consumo e la prevenzione sprechi e furti;
- Il supporto ai reparti come ristorante, housekeeping, manutenzione.
È tutto qui? No, per niente.
Il ruolo strategico dell’economato infatti tocca:
- L’ottimizzazione e la negoziazione dei costi, e la prevenzione di forniture critiche (o non affidabili).
- La pianificazione delle scorte per minimizzare il capitale in magazzino
- La sostenibilità, come scelta di fornitori locali, prodotti ecologici e packaging sostenibile;
- L’analisi delle performance e dei dati utili per misurare la redditività delle aree dell’hotel con cui è in rapporto.
Spesso l’economato viene considerato solo un “gestore del magazzino” e non un attore in grado di influenzare i margini di profitto e l’esperienza del cliente.
In molti piccoli hotel indipendenti, l’economato non viene consultato durante la pianificazione strategica, perdendo opportunità di ottimizzazione.
Dall’altro lato, un approccio che mira solo al taglio dei costi senza considerare la qualità può portare a problemi con la clientela e agli standard di servizio dell’hotel.
Un esempio virtuoso?
Un economato efficiente ha un sistema di gestione degli stock che tiene conto dei consumi storici, dell’eliminazione degli sprechi, dell’occupazione prevista e delle date di scadenza.
Quando questa area critica si coordina con ristorazione, housekeeping e manutenzione, diventa un alleato potentissimo del conto economico, del controllo di gestione… e ovviamente di un bilancio “che luccica”.
L’economato può diventare un asset chiave per il successo e la sostenibilità economica di un hotel indipendente.
Basta non “isolarlo” come un banale controllo di ciò che entra e che esce.
3. Software gestionali: programmi e tecnologia al servizio degli hotel
Un foglio excel non può bastare, specie se risiede in un PC che può rompersi, o essere rubato da un malintenzionato.
Oggi esistono strumenti completamente adattabili alla realtà di un piccolo hotel di provincia come una struttura con 400 camere.
Strumenti gratuiti, tra l’altro.
Come Indy, un software di controllo di gestione completamente modellabile, che ti permette di:
- Monitorare i KPI (Key Performance Indicators) in tempo reale;
- Creare report dettagliati su ricavi, costi e margini;
- Simulare scenari futuri per prendere decisioni informate.
Investire in un software per il controllo di gestione non è una spesa, ma un investimento strategico.
I software e le buone intenzioni bastano?
Come costruire un sistema di controllo di gestione efficace per un hotel
Per prima cosa ci vuole un esperto che affianca l’imprenditore o l’hotel manager per raccogliere i dati, leggerli e farli funzionare assieme.
1. Analisi iniziale
Il primo passo è capire dove sei.
Raccogli tutti i dati finanziari dell’hotel: bilanci, conti economici, flussi di cassa.
Analizza le entrate e le uscite, identificando le aree più critiche.
2. Identificazione delle priorità e creazione del budget
Il budget è il tuo piano d’azione.
Deve essere realistico, basato sui dati storici e adattato alle previsioni future.
Non va dimenticata una voce per le emergenze.
3. Monitoraggio periodico
Un controllo di gestione efficace non è un’attività “una tantum”.
Devi monitorare i dati regolarmente con il tuo consulente, confrontando le prestazioni reali con il budget.
Questo ti permette di intervenire tempestivamente in caso di problemi.
4. Coinvolgimento del personale
Il controllo di gestione non riguarda solo i numeri: è una questione di cultura aziendale.
Bisogna coinvolgere tutta la squadra, spiegare gli obiettivi e creare un ambiente in cui tutti lavorino per il successo della struttura.
Benefici concreti del controllo di gestione per gli hotel
Miglior utilizzo delle risorse
Con un controllo di gestione efficace, puoi ottimizzare ogni euro speso.
Ad esempio, puoi ridurre i turni del personale nei periodi di bassa stagione senza compromettere il servizio.
Maggiore redditività
Analizzando i costi e i ricavi, puoi identificare le aree meno redditizie e lavorare per migliorarle.
Potresti scoprire che un servizio extra – come ad esempio la SPA – genera più margini di profitto delle camere stesse.
Oppure potresti capire che la maggiore occupazione arriva in realtà dai canali offline e del passaparola, piuttosto che dalla promozione online su portali vari.
Il caso del nostri cliente Hotel Beverly è piuttosto emblematico.
Esempio di successo controllo di gestione: Hotel Beverly a Savio
L’Hotel Beverly è una piccola struttura a gestione familiare a Savio, in provincia di Ravenna, che ha aperto i battenti nel 1970.
La pandemia, un nuovo assetto societario e l’acquisto della struttura avevano finito per creare parecchie difficoltà finanziarie ai gestori.
Nel lavoro insieme abbiamo fornito un supporto che ha identificato i punti di forza e affrontato allo stesso tempo le debolezze gestionali.
In più, l’accesso al credito ha avuto un ruolo importante.
Abbiamo creato un business plan con questi obiettivi:
- Reperire fondi tramite finanza agevolata
- Consolidare i debiti
- Rendere la struttura idonea per presentarsi alle banche, e a nuovi azionisti che iniettano liquidità
- Attrarre nuovi clienti tramite strategie di marketing
La chiarezza delle idee ha portato a una migliore identificazione dei prospect e alla creazione di un sito web che comunica in modo efficace con il cliente ideale.
Ora l’Hotel Beverly è una struttura più solida, in grado di lavorare sugli investimenti per il suo futuro.
In due parole:
Non aspettare che un evento – su cui non hai alcun controllo – metta in difficoltà il tuo hotel.
Il controllo di gestione è la chiave per garantire redditività e sostenibilità, anche nei momenti più difficili.
Se vuoi capire meglio come puoi ottimizzare la tua gestione alberghiera e riaprire i battenti con i conti in ordine, non aspettare: compila ora il form qui sotto e fissa un colloquio con i nostri consulenti.