Analysis, l’azienda
Analysis è un’azienda che si occupa di analisi chimiche, con sede in provincia di La Spezia
È di sicuro un cliente speciale di For Freedom, perché ha avuto la lungimiranza – di testare sul campo il nostro software di gestione aziendale: Indy.
Si è trattato anche di fiducia: inserire in azienda un sistema di controllo di gestione non ancora pienamente sviluppato, avrebbe potuto sollevare alcune perplessità in tanti imprenditori meno “coraggiosi” di Nedo Campigli, CEO.
Così non è stato, fortunatamente per lui e la sua azienda, che ne ha largamente beneficiato.
Anzi, la versione “foglio bianco” del software Indy e la possibilità di settare da zero tutti i kpi adatti al loro controllo di gestione, hanno rappresentato una marcia in più. Anche per il lavoro di consulenti.
Il lavoro di Analysis è delicato, visto che effettua analisi di laboratorio per rischi ambientali, rifiuti, terreni e acque di scarico.
L’alta componente tecnica del loro lavoro, però, non li esonera dalle “leggi” che riguardano tutte le fasi del controllo di gestione aziendale.
Come detto, a consulenza iniziata abbiamo intuito che il CEO e la referente amministrativa erano disposti a percorrere strade ancora poco battute.
Il rapporto di consulenza è stato quindi una reciproca crescita:
- Analysis ha rivoluzionato la gestione economico – finanziaria, patrimoniale e di investimento, con l’aiuto di di uno strumento completamente su misura, Indy;
- For Freedom ha potuto ottimizzare Indy “sul campo”, grazie soprattutto ai preziosi feedback di Analysis.
Win-win, insomma. Partiamo dall’inizio.
La situazione economico finanziaria di Analysis era quella di molte PMI
A inizio consulenza Analysis, citiamo “aveva bisogno di sguardo esterno sulla situazione economica e gestionale dell’azienda, uno sguardo di un professionista.”
La grande fiducia iniziale dell’azienda ci ha permesso di arrivare subito al cuore dei problemi maggiori, o almeno quelli che erano più visibili.
Due facce della stessa medaglia:
- c’era un consistente debito pregresso con l’erario;
- l’azienda non aveva un sistema di gestione del recupero crediti, che non potevano erano incassati in modo puntuale.
Oltre a ciò, avevamo intuito che potevano esserci alcuni problemi sui margini delle commesse. Questo di certo impediva all’azienda di formulare dei preventivi efficaci come strumento di vendita.
La situazione era ideale per mettere alla prova Indy, che era sì funzionante ma non ancora ottimizzato sulle esigenze di un’azienda “in carne ed ossa”.
Quindi la prima cosa che abbiamo fatto è “dare in pasto” a Indy tutti i dati che avevamo, bilanci e file excel compresi.
Sebbene Indy fosse ancora in sviluppo, sono emersi chiari pattern su cui lavorare.
Entra in scena Indy, il software per il controllo di gestione, in versione “cantiere”
Immagina per un attimo che lo sviluppo di un software per il controllo di gestione assomigli a una casa in costruzione.
Nel nostro caso caso Indy avrebbe avuto le fondamenta, i pilastri e i solai. Poco di più.
C’è voluto quasi un anno di lavoro congiunto perché il nostro consulente Alessandro Gusberti, vera anima del progetto, chiudesse la fase di fine tuning di Indy sul progetto Analysis.
Questo ha incluso:
- determinare tutte le impostazioni che erano veramente utili all’azienda, e quelle che a conti fatti non lo erano;
- segnalare gli ovvi bug di programmazione, che qualsiasi software neonato presenta;
- riportare le esigenze del cliente al team tecnico, che nel frattempo stava “posando le finiture della casa”.
Inoltre, tutto il lavoro doveva tenere conto del fatto che Analysis ha la forma societaria della Sas, che non è una Srl e nemmeno una Spa.
Visto che è software pensato per adattarsi ad ogni forma societaria e dimensione di azienda, lo abbiamo “cucito” per gradi sulle esigenze di Analysis.
Mentre il fine tuning procedeva, Analysis ha avuto una fotografia della sua situazione fin da subito MOLTO più chiara di qualsiasi file excel.
In soli due mesi di “data entry” siamo riusciti ad avere uno strumento fondamentale su cui basare il lavoro che sarebbe venuto.
Qual è stato il primo output di Indy?
La riclassificazione del bilancio
Per farti capire meglio, ecco un breve riassunto su cos’è, e a cosa serve, la riclassificazione di bilancio.
I prospetti di bilancio contengono MOLTI valori in grado di rivelare lo stato di salute di un’impresa.
Il problema del 90% dei bilanci… è che gli elementi forti, quelli più importanti sono poco evidenti.
Un esempio: la contabilità, che determina in larga parte la composizione di un bilancio, segue logiche fiscali e giuridiche. Per leggerlo e comprenderlo bisogna sapere il “fiscalese”.
L’aggregazione e disposizione delle voci contabili è poco adatta all’analisi generale e il monitoraggio dei kpi delle aree aziendali.
In parole povere, un bilancio non restituisce una fotografia immediatamente comprensibile.
Anzi, a volte la situazione appare criptica.
Riclassificare un bilancio significa raggruppare e rielaborare le voci in base ad schemi evidenti, per far emergere:
- la situazione economica, cioè l’analisi dei margini generati dall’impresa;
- la situazione patrimoniale, che è di fatto il fondamento della solidità di un’azienda;
- la situazione finanziaria, cioè l’analisi delle fonti di finanziamento e della liquidità.
Indy ha fatto questo lavoro magnificamente.
Indy ci ha aiutato a trasformare il bilancio di Analysis in uno strumento utile all’imprenditore
Molti piccoli imprenditori italiani guardano il bilancio esclusivamente come un obbligo e un’incombenza.
Se è così anche per te, e lo percepisci un po’ come una “intrusione indebita” dello Stato che va depositata entro luglio, lo capiamo.
Il fatto che le società in accomandita NON sono obbligate alla compilazione del bilancio la dice lunga sulla volontà di Analysis di procedere sulla strada del controllo di gestione efficace.
Il bilancio era presente, e i risultati della riqualificazione sono stati immediati.
Cosa abbiamo fatto per prima cosa con il bilancio riclassificato di Analysis?
Il sentore iniziale dei consulenti è stato confermato.
Dalla fotografia scattata grazie a Indy, come spesso succede nelle PMI, Analysis ha riconosciuto all’istante che le sue commesse non erano tutte uguali.
Alcune portavano in casa margini adeguati ma altre, davvero “insospettabili” … no.
Questo ci ha permesso di calcolare e classificare i costi per ogni singola analisi e relativa reportistica consegnate ai clienti.
Quando hai i “tuoi costi in mano”, il calcolo dei margini per ogni singolo prodotto o servizio è quasi un gioco da ragazzi.
Scopri quali sono le attività che portano più marginalità ma soprattutto puoi adeguare i prezzi e la strategia commerciale, in modo da guadagnare sempre.
E questo è solo il primo passo.
Approfondendo ulteriormente
- Analysis ha compreso qual è il 20% dei prodotti che porta l’80% del fatturato, il sempre valido Principio di Pareto;
- ha acquisito molte più competenze nella suddivisione e classificazione delle voci contabili;
- ha potuto creare uno scadenzario delle uscite di cassa e fiscali sempre aggiornato;
- ha dato un ordine di priorità a molte altre aree strategiche per un’azienda.
“Aree strategiche” non sono parole vuote.
Usare Indy ha contribuito a determinare investimenti immobiliari che prima erano impossibili
Liberate risorse, sistemati debiti e crediti, Analysis ha potuto pensare agli investimenti.
Una volta calcolato il costo commessa e le marginalità relative si è profilata un’opportunità che fino a quel momento era più o meno fantascienza: l’acquisto dello stabile dove l’azienda opera.
Analysis ha potuto accedere a un leasing per acquistare lo stabile dove opera attualmente, così tra qualche anno non avrà un affitto da pagare tutti mesi, ma un asset immobiliare da mettere in leva per gli investimenti e finanziamenti futuri.
La situazione attuale dell’azienda
Analysis ora è un’azienda con un controllo di gestione molto più efficace di qualche foglio excel, che conosce i propri margini e che quindi è in grado di svilupparsi.
In una parola, sta crescendo.
Come effettivamente ci riportano il CEO e la responsabile amministrativa.
“C’è stata un’evoluzione dal punto di vista della visuale globale della dell’azienda perché sono emersi punti di forza i punti di debolezza dove poter intervenire, per poter andare avanti e investire ancora di più”
– Nedo Campigli, CEO
“Sono passata da utilizzare strumenti manuali ad analisi automatiche: è una comodità e un risparmio un sacco di tempo incredibile. Senza parlare del fatto che con il lavoro di For Freedom sono cresciute le mie competenze, e sono molto più utile all’azienda. Inserisco una fattura con un click… e Indy restituisce la situazione in in automatico”
– Debora Belgrado, Responsabile Amministrativa
Cosa dovresti portarti a casa da questo caso studio?
I takeaway sono diversi.
Il primo è che il controllo di gestione e l’uso di strumenti in cloud per il controllo dei KPI (come Indy) non è solo per aziende strutturate o multinazionali.
Il secondo: conoscere i tuoi numeri e interpretarli nella maniera corretta non solo consente di sistemare pendenze e debiti, ma è la chiave per uscire dalla fase di “rincorsa del fatturato” e cominciare a crescere.
Se senti di avere bisogno di una mano, mettiti in contatto ORA con uno dei nostri consulenti, e fatti aiutare ad aggiustare la traiettoria della tua azienda.