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Come creare il preventivo perfetto

Persuasivo, ti distingue dai concorrenti e ti garantisce il giusto profitto: il preventivo è l’arma di vendita definitiva, ma se lo sbagli rischi di rimanere scottato
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Come creare il preventivo perfetto che porterà clienti e guadagni alla tua PMI

Persuasivo, ti distingue dai concorrenti e ti garantisce il giusto profitto: il preventivo è l’arma di vendita definitiva, ma se lo sbagli rischi di rimanere scottato

Ti è mai capitato di ricevere una richiesta di preventivo urgente, che assolutamente deve arrivare “per ieri”, e di trascurare alcune parti fondamentali della formulazione pur di consegnarlo?

Se sei in affari da abbastanza tempo questa situazione non ti è nuova, eppure non è l’unico caso in cui la proposta commerciale viene tirata via senza badare troppo alla forma e ai dettagli…

Infatti, tanti artigiani ed imprenditori sono così focalizzati sulla parte “produttiva” del loro lavoro, che trascurano come fosse una formalità uno dei più forti strumenti di vendita a loro disposizione: il preventivo.

Purtroppo il preventivo “non curato” finisce col diventare un semplice ELENCO DEI COSTI che sottoponi al tuo potenziale cliente, il quale non farà altro che confrontare “il numero in fondo a destra” con il totalone degli altri preventivi che ha in mano. Scegliendo inevitabilmente il più basso.

Ma i problemi non finiscono qui. Oltre ad avere scarse capacità di persuasione, un preventivo “all’acqua di rose” rischia di metterti in alcune spiacevoli situazioni, come ad esempio:

  • genera aspettative nel cliente che in realtà non puoi soddisfare – caso tipico, se rimani vago sulle date di consegna e lui si aspetta un delivery rapidissimo, che non puoi garantire;
  • alla fine della commessa, a conti fatti, i tuoi profitti sono inferiori alle tue previsioni, o addirittura scopri con orrore che hai lavorato in perdita;
  • è impreciso sulle clausole contrattuali e ti ritrovi incastrato in una commessa che ti intoppa l’azienda, scontentando altri clienti con una reazione a catena dagli effetti deleteri.

Eppure, basterebbe “allenare” la preparazione del preventivo – seguendo poche regole d’oro di comprovata efficacia – per trasformare il tuo preventivo in una specie di steroide per il tuo conto in banca.

Ecco perché in questo articolo ti aiutiamo a creare un preventivo che sia il più possibile “perfetto” sotto ogni punto di vista: commerciale, economico, legale e operativo.

A cosa serve un preventivo “a prova di bomba”

Un preventivo scritto “a prova di bomba” grazie alle linee guida che vedremo tra poco ti permette di:

  • calcolare con precisione il prezzo che proponi al cliente e i veri margini di guadagno che ti servono per avere un’azienda florida e in salute;
  • velocizzare la stesura stessa dell’offerta economica, per dimostrarti più reattivo dei tuoi concorrenti – dato che il cliente spesso ne chiede più d’uno alla volta – e batterli sul tempo, SENZA rinunciare né alla forma né alla sostanza;
  • essere in una “botte di ferro” per quanto riguarda l’erogazione effettiva di prodotti e servizi: tempistiche, quantità, modalità di consegna e ,non ultimo, pagamenti del cliente.

Oltre a questo, come sai bene anche tu..

Non avrai mai una seconda occasione per suscitare una prima, buona impressione

Quindi col preventivo ti giochi buona parte delle probabilità di acquisire la commessa. Ti conviene dare ai tuoi commerciali la migliore “arma di vendita” possibile per portare a casa la firma.

Ultimo consiglio prima di tuffarci in queste linee guida: forse ti conviene salvare tra i preferiti del tuo browser questo articolo, per tornare a leggerlo ogni volta che devi preparare un preventivo (almeno, finché non ti verrà automatico).

Ed ora entriamo “nella testa” di chi ti chiede un preventivo.

Perché scrivere un preventivo infallibile?

Lo scopo del preventivo è mettere il cliente nella condizione ideale per accoglierti tra i suoi fornitori.

Per riuscirci, il preventivo deve essere molto più della semplice somma delle spese che proponi al tuo cliente…

Infatti, il preventivo è in molti casi una vera proposta di contratto che dai in mano al cliente, con la quale ti impegni nei suoi confronti a eseguire la prestazione o fornirgli un prodotto – in cambio della cifra applicata e nei modi che hai indicato.

Ma rifletti su una cosa: il preventivo non è il primo “punto di contatto” tra te e il cliente.

Magari ha già parlato con i tuoi commerciali. Oppure ha visto il tuo sito, i tuoi canali social e le tue recensioni online. O forse ti ha visto in fiera e ha preso una brochure, ma potrebbe anche arrivare da una referenza… O un mix di questi elementi, ed altri ancora.

Il punto è che il preventivo deve DARE CONTINUITÀ agli “strumenti di marketing” che lo hanno portato a chiederti un’offerta economica. I quali hanno già generato delle aspettative, in qualche modo, che il tuo preventivo ha l’occasione di soddisfare.

La componente psicologica di questo “stato mentale” è molto importante. In sostanza, se qualcuno ti chiede un preventivo, ha un grosso problema da risolvere o un desiderio impellente che lo agita la notte.

Magari ha dei dubbi, riceve le lamentele di chi vive o lavora con lui, deve fare un investimento importante per le sue tasche o chissà cos’altro…

Ha bisogno di RASSICURAZIONI.

Capisci quindi che se il preventivo che gli mandi è un banale foglio sterile, con alcune voci di costo – per giunta molto tecniche – con un totale alla fine, il potenziale cliente non sarà messo nella migliore condizione mentale possibile per accettare l’offerta.

Vediamo quindi come scrivere il preventivo perfetto, che predisponga il cliente alla firma MENTRE garantisce a te i giusti guadagni.

6 regole d’oro per scrivere il preventivo perfetto

Regola N.1 del preventivo perfetto: è DIFFERENTE da quello dei tuoi concorrenti

Più esplicativo, più completo, meglio impaginato, più ricco di schede tecniche e prestazionali (se include attrezzature, materiali o macchinari). Include un piccolo omaggio, una “anticipazione”, una dimostrazione, un campione o una prova. Perché no, anche testimonianze dei tuoi clienti soddisfatti.

Valuta anche di effettuare un sopralluogo “necessario”, PRIMA di poter stilare il preventivo…

Se i tuoi concorrenti non lo fanno, recandoti dal cliente potresti cogliere elementi cruciali che il cliente stesso non ti aveva trasmesso (come pure potenziali rischi dovuti dal lavorare con questo cliente!)

Inoltre il sopralluogo dimostra al cliente che ci tieni a fare un bel lavoro e che sei meticoloso, qualità importanti per un fornitore.

E a proposito di sopralluogo…

Regola N.2 del preventivo perfetto: è PERSONALIZZATO per quel cliente specifico

Fai bene a preparare dei “modelli” o template di preventivi da usare, come pure di tutti gli allegati che includerai, per completare un preventivo in tempi rapidi…

…ma l’importante è che al cliente SEMBRI cucito su misura per lui, sempre e comunque.

Questo significa che ad ogni voce di spesa puoi aggiungere quale suo problema risolve quella singola riga, dimostrando inoltre quali vantaggi di breve e lungo periodo gli porta la tua soluzione.

E ricorda di utilizzare il linguaggio più adatto. I tecnicismi da esperti del settore vanno bene solo se ti rivolgi, appunto, ad esperti di un determinato settore.

Ti sembrerà banale, ma usare paroloni che il tuo cliente non comprende lo metterà in soggezione, lo confonderà e potrebbe persino fargli pensare “Questa roba è troppo complicata per me, lasciamo perdere”. Vendita sfumata, meglio evitarlo, no?

Infine, un piccolo segreto: per aumentare la leggibilità e la facilità di comprensione del tuo preventivo, separa il testo in paragrafi ben distinti tra loro (evita il cosiddetto “muro di testo”). Fai uso di elenchi puntati o numerati, sfrutta la formattazione con colori, grassetti e sottolineature per evidenziare le parole chiave più importanti.

E usa un carattere bello grande e leggibile anche da chi non ci vede più benissimo. Usare un font troppo piccolo potrebbe far pensare che hai qualcosa da nascondere.

Regola N.3 del preventivo perfetto: è DETTAGLIATO e non lascia spazio a dubbi, errori o interpretazioni

Ecco gli elementi che non devono MAI mancare:

  • La data di presentazione e la data ultima di validità del preventivo: aggiungi un po’ di urgenza al tuo preventivo, così da velocizzare la decisione del cliente oppure da “poterti ritenere libero” nel caso la tirasse troppo per le lunghe. Diciture come “offerta valida fino al…”, oppure “fino ad esaurimento scorte” sono evergreen che funzionano sempre.
  • Dati di contatto dei referenti: meglio sapere sempre CHI deve parlare CON CHI e PER COSA. Eviterai rimbalzi, messaggi travisati o consegnati in ritardo, attese prima del via libera ecc.
  • Il prezzo di ogni voce e il prezzo totale: se il preventivo è composto da molte voci, separalo per argomenti rendendolo più comprensibile. Includi i prezzi per OGNI voce di spesa (evita le sorprese in fattura!) perciò considera tutto: materie prime, macchinari, materiali di consumo, componenti varie, la manodopera, il tempo, i costi fissi e i costi variabili.
    Includi IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS e ogni altra imposta sia prevista dal regime fiscale applicato.
  • Sconti, bonus e omaggi: Assicurati che sappia BENE cosa gli stai regalando e quanto vale. Non essere timido e poni l’accento su quanto sei generoso come fornitore. L’importante è che, nei tuoi calcoli, questi “regali” siano stati accuratamente conteggiati, o finirai col rimetterci dei soldi.
  • Voci non incluse e spese extra: distinguile bene. Potrebbero essere prodotti o servizi che non fornisci tu o che non sta comprando da te, magari sono opzioni che potrebbe scegliere o meno, spese obbligatorie “in conseguenza” di quello che compra da te… L’importante è che tu sia CRISTALLINO. L’ambiguità – e le brutte sorprese – lasciano l’amaro in bocca.

Regola N.4 del preventivo perfetto: è PRECISO sui tempi di erogazione o consegna

Il cliente potrebbe dover concatenare una sequenza di altri acquisti o attività, in base ai tuoi tempi di consegna. Pensa ad esempio ad una ristrutturazione edilizia: non puoi far venire i piastrellisti se prima non hai ultimato il fondo del pavimento.

Ecco perché dare tempi certi – e rispettarli – ti farà apparire un vero professionista del tuo settore. Se hai difficoltà a calcolare i tuoi tempi effettivi di produzione hai bisogno della consulenza di un professionista, perché questo dato è VITALE per il tuo flusso di cassa…

Ricorda: prima consegni, prima incassi il saldo della fattura!

E se hai previsto degli acconti prima di iniziare i lavori, o ti servono degli elementi dal cliente senza i quali NON PUOI iniziare a lavorare, dillo chiaramente e senza mezzi termini: “X giorni da quando il cliente…”

Responsabilizza anche il tuo cliente, in questo modo filtrerai anche i clienti “furbacchioni”.

Regola N.5 del preventivo perfetto: è RASSICURANTE per il cliente che non sa se comprare da te

Oltre ad essere più comprensibile, il tuo preventivo deve descrivere le eventuali GARANZIE che offri al tuo cliente.

Rimborsi, penali in caso di ritardi o qualsiasi cosa tu abbia previsto (facendo, come sempre, le opportune valutazioni dal punto di vista del controllo di gestione). In pratica, cosa ti accolli se per qualche motivo – e per tua colpa – NON RISPETTI LE PROMESSE che hai fatto.

Ben poche aziende ne parlano, perciò includerle farà decollare le tue probabilità di chiusura. Ma ricorda: mentre studi quali garanzie proporre ai tuoi clienti, tieni sempre d’occhio il Bilancio d’esercizio, il Conto Economico e lo Stato Patrimoniale della tua azienda…

Perché? Ma perché le tue garanzie devono essere sostenibili, in caso tu dovessi davvero metterle in pratica.

E per lo stesso motivo, anche le modalità di pagamento sono altrettanto importanti: QUANTO verrai pagato, QUANDO e in quale forma va scritto nel tuo preventivo. Sii preciso, immagina di parlare a un bambino di 10 anni.

Regola N.6 del preventivo perfetto: è PRECEDUTO da una lettera di presentazione dell’offerta

Non mandare il preventivo “a secco”… La lettera di presentazione è un’anticipazione di quello che ci sarà nel preventivo, ma include anche una richiesta di conferma per l’avvenuta ricezione.

Inoltre, la sua funzione è riassumere una promessa di risultato che porterai, nei modi e nei tempi che descriverai poi nel preventivo. Stimoli curiosità, accendi l’interesse.

Una buona abitudine sarebbe presentare l’offerta economica dal vivo, o almeno in videocall, quindi la presentazione diventa il discorso che farai tu… ma se proprio non si può, allora il preventivo allegalo a questa email (o lettera cartacea) di presentazione, per massimizzare l’effetto persuasivo.

Bene, con queste 6 regole d’oro per scrivere un preventivo perfetto moltiplicherai le tue probabilità di acquisire il cliente, ma prima di chiudere l’articolo c’è un ultimo fattore VITALE che devi comprendere…

Se non conosci i “costi nascosti” della tua azienda, finirai con lo sbagliare il preventivo.

Significa che potresti chiedere troppo poco per i tuoi prodotti e servizi, o magari sbagliare i tempi in cui essere pagato – e ritrovarti corto di cassa, magari quando devi pagare gli stipendi.

Gli specialisti di For Freedom sono pronti ad aiutarti nella stesura del preventivo perfetto.

Ti aiuteremo a scoprire se hai sprechi “misteriosi” che affossano i tuoi profitti, qual è il ciclo monetario ideale per te, se puoi ridurre il carico fiscale – e quindi i prezzi finali al cliente – e anche qual è il vero costo per unità prodotta dalla tua azienda. Un dato troppo spesso ignorato da tante PMI artigiane.

Chiedici una consulenza gratuita.

E preparati a realizzare i preventivi più efficaci che tu abbia mai preparato.

 

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