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I sistemi di controllo di gestione: come far crescere la propria azienda

Arriva Indy, lo strumento chiave per la gestione efficace di un’impresa artigiana
sistemi di controllo di gestione
Contenuti

Caro Imprenditore,
se frequenti il nostro blog sai quanto sia fondamentale avere sempre il polso della situazione, quando si tratta della tua azienda.
Per prosperare in un mercato sempre più competitivo (e quale mercato non lo è?), non basta più solo produrre un ottimo prodotto o erogare un magnifico servizio. I nostri consulenti lo sostengono da sempre, un imprenditore accorto deve conoscere:

Solo così potrai smettere di temere il prossimo F24 come fosse una maledizione divina… e arrivare sereno e felice alla chiusura annuale del tuo bilancio.

È qui che entrano in gioco i sistemi di Controllo di Gestione nella tua azienda.

Il controllo di gestione è un insieme di strumenti, processi e metodologie che ti permettono di pianificare e analizzare l’andamento della tua PMI.
Tirando le somme, l’obiettivo principale del controllo di gestione è garantire che tutte le attività aziendali siano svolte in modo armonico ed efficace, nel rispetto del budget e degli obiettivi prefissati.
Insomma, se hai una PMI, il controllo di gestione per le piccole imprese è come lo sherpa che ti guida nella scalata al successo imprenditoriale.
Implementare un sistema di controllo di gestione nella tua azienda porta numerosi vantaggi.
Innanzitutto, ti dà una visione chiara e completa della situazione finanziaria e operativa, permettendoti di prendere decisioni strategiche basate su dati concreti.
Inoltre, ti aiuta a prevenire crisi di liquidità o altri problemi finanziari, identificando per tempo eventuali scostamenti rispetto al budget. In breve, il controllo di gestione è un alleato prezioso per far crescere la tua PMI in modo sano e prevedibile.
Sappiamo che molti imprenditori hanno un rapporto di amore/odio con tutti gli infiniti e complessi file Excel che servono solitamente per le attività di controllo di gestione. Vale anche per te?
La buona notizia è che in questo articolo ti mostreremo come fare a meno di Excel per il controllo di gestione della tua azienda grazie a una importante novità che For Freedom Consulting presenta al mondo delle PMI.
Partiamo con un po’ di teoria sul controllo di gestione, per darti le basi del tema, ma se sono argomenti che già conosci e vuoi andare direttamente alla BIG NEWS di questo articolo, scrolla pure giù fino a “For Freedom Consulting presenta Indy”.

Le fasi del controllo di gestione: dalla pianificazione all’azione

Il controllo di gestione si articola in diverse fasi, ognuna delle quali è fondamentale per garantire l’efficacia del sistema. Vediamole nel dettaglio.

Come fare pianificazione e budgeting per il controllo di gestione

Tutto parte da una buona pianificazione, tra le prime attività che i nostri consulenti mettono in campo quando iniziano a seguire un’impresa come la tua.
In questa fase, dovrai definire gli obiettivi strategici ed operativi della tua azienda, sia a breve che a lungo termine. Questi obiettivi devono essere “SMART”: Specifici, Misurabili, Achievable (raggiungibili), Rilevanti e Time-bound (con una scadenza).
Una volta definiti gli obiettivi, è il momento di mettere nero su bianco il budget previsionale. Si tratta di stimare:

  • i costi
  • i ricavi
  • …e gli investimenti…

…per il periodo di riferimento (solitamente l’anno fiscale). Il budget deve essere il più possibile accurato e realistico, basato sui dati storici e sulle previsioni di mercato. Tra poco lo vedremo più da vicino..
Ipotizziamo ad esempio che tu abbia un’officina metalmeccanica. Dovrai considerare il costo delle materie prime, del personale, dell’energia, ma anche gli investimenti in nuovi macchinari o software.
Se invece hai un’azienda agricola, il budget includerà le spese per sementi, fertilizzanti, macchinari agricoli, oltre ai ricavi stimati dalla vendita dei raccolti.

Rilevazione e misurazione: tieni d’occhio i numeri

Con il budget in mano, è ora di passare all’azione. Ma per poter controllare l’andamento della tua azienda, devi poter misurare le performance. Ecco perché guidiamo le aziende che assistiamo ad implementare un sistema di contabilità analitica.
La contabilità analitica ti permette di raccogliere dati dettagliati su costi, ricavi e margini per singoli prodotti, servizi, commesse o centri di costo. 
In questo modo, puoi capire quali aree della tua azienda sono più redditizie e quali invece necessitano di interventi migliorativi.
Per un monitoraggio davvero efficace, l’evoluzione tecnologica ha reso disponibili software gestionali integrati. Questi strumenti ti permettono di avere sempre sotto controllo la situazione, con dati aggiornati in tempo reale. Ed è proprio su questo che verte la novità di cui stiamo per parlarti…
(Ancora un attimo pazienza, la parte teorica non è finita. Ma se ti fuma la testa e vuoi balzare subito alla “ciccia” di questo articolo, vai giù fino a “For Freedom Consulting presenta Indy”.)

Reporting e analisi degli scostamenti: scopri se stai perdendo soldi

Per trarre valore dalle informazioni raccolte, devi analizzarle e trasformarle in azioni da intraprendere. È questo lo scopo dei report periodici.
A cadenza mensile o trimestrale, è bene produrre report che confrontino i dati consuntivi (cioè i risultati effettivi) con quelli previsti a budget. I report ti serviranno a verificare se ci sono scostamenti significativi e, soprattutto, capirne le cause.
Ad esempio, dal controllo dei costi aziendali potresti scoprire che le spese per le materie prime sono più alte del previsto. A quel punto, potresti approfondire e scoprire che un fornitore poco affidabile ha alzato i prezzi. Oppure, magari potresti individuare uno spreco nei processi produttivi.
Quello che conta è che – unendo il reporting al controllo di gestione – saprai dove intervenire per risolvere il problema agendo sui costi aziendali che puoi ridurre.
In altre parole, se hai un’emorragia di denaro “nascosta”, un buon sistema per il controllo di gestione ti mostra dov’è in un batter d’occhio e ti aiuta a fermarla. Questo è uno dei principi con cui abbiamo progettato Indy, l’innovativo servizio di For Freedom Consulting.
Siamo certi che farà la gioia di molti imprenditori, perché sono stati proprio gli imprenditori a chiedercelo. Soprattutto quelli più abituati a maneggiare un tornio che un foglio Excel.
Te lo presentiamo tra qualche paragrafo, ma prima parliamo dei dané

Gli strumenti del controllo di gestione: dal budget ai KPI

Dopo aver visto le fasi del controllo di gestione, è il momento di approfondire gli strumenti chiave che rendono possibile questo processo. In particolare, focalizziamoci sul budget e sugli indicatori di performance.

Cos’è il budget? La stella polare della pianificazione aziendale

Prima lo abbiamo citato a livello superficiale, ora entriamo nei dettagli.
Il budget è il protagonista indiscusso del processo di pianificazione. Ma cos’è esattamente? Il budget è un documento che traduce gli obiettivi aziendali in numeri, stimando i costi, i ricavi e gli investimenti per un determinato periodo (di solito l’anno fiscale).
Esistono diversi tipi di budget, ognuno con un focus specifico:

  • Il budget economico stima i costi e i ricavi operativi, permettendo di prevedere il risultato economico (utile o perdita).
  • Il budget degli investimenti pianifica gli acquisti di beni durevoli (come macchinari o immobili) necessari per lo sviluppo aziendale.
  • Il budget finanziario, invece, si concentra sui flussi di cassa in entrata e in uscita, per assicurare che l’azienda abbia sempre la liquidità necessaria per operare.

Per un budgeting davvero efficace, come imprenditore dovresti coinvolgere nel processo i responsabili delle varie funzioni aziendali (produzione, vendite, acquisti, etc.). In questo modo, puoi fare affidamento sulla loro esperienza per costruire previsioni più accurate e condivise.
Inoltre, il budgeting partecipativo responsabilizza i manager verso gli obiettivi aziendali.
Se vuoi saperne di più su come trasformare il budget in un alleato per la crescita della tua PMI, ti consigliamo di leggere il nostro articolo “Come far crescere l’azienda  Puntata 1 di 4 – Il primo trimestre dell’anno“.

I KPI del controllo di gestione: i “numeri magici” che rivelano le performance aziendali

Bene, diciamo che tu abbia definito i vari budget. E ora? Per capire se la tua azienda sta davvero performando come previsto, un buon sistema di controllo di gestione deve mostrarti costantemente alcuni indicatori chiave, noti come KPI (Key Performance Indicators).
I KPI si dividono in due grandi famiglie:

  • KPI economico-finanziari: misurano la redditività e la solidità finanziaria dell’azienda. Tra i più usati ci sono il ROI (Return on Investment), il ROS (Return on Sales), il ROE (Return on Equity) e il rapporto PFN/EBITDA (Posizione Finanziaria Netta su Margine Operativo Lordo).
  • KPI operativi: si focalizzano sull’efficienza dei processi aziendali chiave, come la produttività delle risorse, la qualità dei prodotti/servizi, il livello di servizio al cliente. Variano molto in base al settore e al modello di business. Per questo è CRUCIALE avere un consulente che sappia aiutarti a individuare quelli davvero decisivi per la tua azienda.

L’importante è selezionare un numero preciso di KPI davvero significativi per la tua realtà e il tuo mercato, in linea con gli obiettivi strategici.
Un esempio concreto di come i KPI possono fare la differenza lo trovi nel nostro “Caso Studio: l’officina meccanica col commercialista ostruzionista“.
Per visualizzare i KPI in modo intuitivo e comprensibile, sarà di grande aiuto utilizzare cruscotti direzionali (dashboard) opportunamente integrati con il tuo sistema gestionale.
Avrai così in ogni momento il polso della situazione, potendo intervenire rapidamente in caso di scostamenti.
(Spesso, un grosso scoglio all’utilizzo efficace dei KPI in azienda è il puro e semplice sforzo operativo che richiede creare e tenere aggiornati i molti file Excel necessari. Ma come ti abbiamo anticipato, tutto questo sta per cambiare definitivamente… e se non ne puoi più della teoria balza subito avanti fino a “For Freedom Consulting presenta Indy”)

I 5 vantaggi dell’utilizzo di cruscotti direzionali per monitorare i KPI

Ecco i principali vantaggi dell’utilizzo di cruscotti direzionali per monitorare i KPI aziendali, specialmente per le piccole imprese produttive.

  1. Visione Sintetica e Immediata: un cruscotto specifico per la tua PMI ti permette di avere tutti i KPI chiave sotto controllo in un’unica schermata. Senza report chilometrici e indecifrabili da spulciare, hai subito il polso della situazione. Questo si traduce in un grande Risparmio di Tempo, che potrai dedicare invece al tuo relax, alla tua famiglia o, se sei uno stakanovista, ad attività più produttive per l’azienda.
  2. Dati Sempre Aggiornati: grazie all’integrazione con i sistemi gestionali, i cruscotti possono mostrarti dati in tempo reale. Non devi più aspettare report mensili o trimestrali: ogni volta che ne hai bisogno ti bastano pochi clic per avere davanti agli occhi numeri affidabili e tempestivi, sui quali basare le tue decisioni.
  3. Evidenziazione Automatica degli Scostamenti: un buon cruscotto, oltre a mostrare l’andamento dei KPI, è in grado di segnalare al volo eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi. Ad esempio con un sistema di semafori verde-giallo-rosso come il nostro Indy, che stiamo per mostrarti. Con un veloce colpo d’occhio hai l’intera azienda sotto controllo.
  4. Personalizzazione e Flessibilità: i cruscotti più avanzati ti permettono di personalizzare i KPI monitorati in base alle tue esigenze specifiche. Nelle aziende che seguiamo, creiamo diverse viste per diversi utenti o funzioni aziendali.
    Inoltre puoi aggiungere o modificare i KPI nel tempo, man mano che cambiano le priorità del business. Questo rende il controllo di gestione uno strumento Flessibile e Adattabile, in grado di evolvere con la tua azienda.
  5. Accessibilità e Condivisione: indispensabile per chi si muove molto o ha collaboratori lontani. Immagina la comodità di un cruscotto accessibile via web e da mobile, grazie al quale monitorare le performance ovunque tu sia. Inoltre sarà utile condividere le dashboard con soci e collaboratori fuori dal tuo ufficio, favorendo l’allineamento e il lavoro di squadra anche se si è distanti.

 

Perché ogni PMI dovrebbe implementare un sistema di controllo di gestione efficace

Avrai capito che il controllo di gestione deve essere “cucito” su misura per la tua specifica realtà aziendale.
Scegliere gli strumenti giusti – dal budget ai KPI, dai software gestionali ai cruscotti direzionali – richiede una profonda conoscenza del business e del tuo mercato di riferimento. Solo così potrai trasformare il controllo di gestione in una vera e propria leva per aumentare l’efficienza, la redditività e la competitività della tua azienda.
Tuttavia, dopo anni passati “in trincea” al fianco di imprenditori come te, sappiamo benissimo che la parte noiosa di tutte queste procedure è ciò che frena molti brillanti capi d’azienda dall’implementarli efficacemente.
E per “parte noiosa” intendiamo il lungo lavoro “da ragioniere” necessario a creare, impostare e tenere aggiornati i lunghi e complessi file Excel che sono richiesti per il controllo di gestione.
Ecco quindi qual è la buona notizia per te, amico imprenditore…

For Freedom Consulting presenta Indy: la Rivoluzione nel Controllo di Gestione per le PMI

Per un controllo di gestione “alla portata di tutti”, gli strumenti tecnologici giocano un ruolo fondamentale nel garantire che le aziende possano pianificare, monitorare e ottimizzare le proprie operazioni in modo efficace.
For Freedom Consulting, partendo dalle esigenze manifestate dalle PMI, ha sviluppato Indy, un software innovativo IN CLOUD progettato per rivoluzionare il controllo di gestione.
indy sistema controllo gestione

Indy: Caratteristiche e Funzionalità

Accessibilità e Integrazione:

Indy è accessibile tramite connessione internet da qualsiasi dispositivo, sia mobile che desktop, permettendo agli imprenditori di monitorare le performance aziendali in tempo reale e ovunque si trovino.
Uno degli aspetti più innovativi di Indy è la sua capacità di collegarsi direttamente al cassetto fiscale, importando in automatico i dati finanziari degli ultimi tre anni. Questo elimina la necessità di farlo manualmente, riducendo il rischio di errori e permettendo di risparmiare tempo prezioso.
indy software in cloud controllo gestione

Controllo di Gestione e Supporto Decisionale:

Indy non è un semplice software di contabilità, ma un vero e proprio strumento di controllo di gestione. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Indy consente di visualizzare tutti i dati aziendali in modo chiaro e organizzato, offrendo una panoramica completa delle performance aziendali.
Questo permette agli imprenditori di prendere decisioni informate e tempestive, supportate da dati accurati e aggiornati.

Personalizzazione e Configurazione senza sforzi:

La configurazione iniziale di Indy ti spaventa? Non temere, viene effettuata da un tecnico specializzato di For Freedom Consulting, che si assicura di settare il sistema in base alle specifiche esigenze della tua azienda.
Indy, correttamente impostato, ti aiuta a identificare i Key Performance Indicators (KPI) più rilevanti per il tuo business e li visualizza attraverso dashboard personalizzate. Questo rende il monitoraggio delle performance aziendali semplice e immediato.
controllo gestione software indy

Funzionalità Avanzate di Indy, con massima privacy:

Tra le numerose funzionalità di Indy, spiccano il sistema di reporting, il sistema di budgeting e il sistema di pianificazione strategica.
Indy lavora a preventivo, basandosi sul business plan stilato a inizio anno, e se l’andamento dell’azienda si discosta da quanto previsto, suggerisce come intervenire per correggere la rotta.
Inoltre, Indy offre la possibilità di effettuare la riclassificazione del bilancio, calcolare il Break-even point e monitorare la liquidità di cassa, interfacciandosi con le tue banche.
Ricorda però che Indy NON INVIA DATI AZIENDALI alle banche, all’Agenzia delle Entrate né ad altre organizzazioni. Anzi, è stato progettato con i migliori criteri di riservatezza e sicurezza informatica.
sistema controllo gestione indy

In breve: i 4 principali Vantaggi di utilizzare Indy

  1. Risparmio di Tempo: Grazie all’importazione automatica dei dati e alla sua interfaccia user-friendly, Indy permette agli imprenditori di dedicare meno tempo alla gestione dei numeri e più tempo alle attività strategiche e operative.

Oppure, di avere più tempo a fine giornata o nel weekend per la propria vita privata.

  1. Precisione e Affidabilità: Con Indy, i dati aziendali sono sempre aggiornati e accurati in tempo reale. Questo riduce il rischio di errori e permette di prendere decisioni basate su informazioni affidabili e realistiche.

La possibilità di monitorare i KPI in real time e di visualizzare i dati attraverso dashboard intuitive rende il controllo di gestione più efficace e immediato.

  1. Flessibilità e Adattabilità: Indy è pensato fin dalle origini per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda. La configurazione personalizzata e la possibilità di modificare i KPI nel tempo rendono Indy uno strumento flessibile e in grado di evolversi con il tuo business.

Inoltre, Indy è accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo, permettendo agli imprenditori di monitorare le performance aziendali anche quando sono in viaggio.

  1. Supporto e Assistenza: For Freedom Digital, la nostra unità che ha progettato Indy, offre un servizio di assistenza tecnica e supporto continuo per l’uso del software. Le aziende che hanno implementato Indy hanno perciò la possibilità di chiamare l’assistenza per qualsiasi necessità, assicurando un supporto costante e tempestivo.

Indy: Un Alleato Prezioso per le PMI

Come hai visto, caro imprenditore, l’introduzione di Indy rappresenta una vera e propria rivoluzione nel controllo di gestione per le PMI.
Prima di tutto semplifica la gestione dei dati aziendali, ma in più fornisce strumenti avanzati per migliorare le performance suggerendoti come e quando attuare interventi correttivi.
Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle sue funzionalità avanzate, Indy permette agli imprenditori di avere sempre il polso della situazione, prendere decisioni informate e guidare la propria azienda verso il successo.
Indy non è nato dalla sera alla mattina, è il risultato dell’esperienza di anni maturata da For Freedom Consulting nel settore delle PMI italiane e rappresenta una soluzione innovativa e affidabile per il controllo di gestione.
Indy è di fatto un partner tecnologico che aiuta gli imprenditori a risparmiare tempo, ridurre la fatica decisionale e migliorare la qualità della vita aziendale e personale.
Per scoprire come Indy può trasformare la gestione della tua azienda, ma non sai da dove iniziare, affidati a consulenti di For Freedom Consulting. Grazie alla loro esperienza sul campo con centinaia di PMI Italiane, sapranno guidarti passo dopo passo nell’implementazione di un sistema di controllo “su misura” per te.
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