Caro Imprenditore,
sappiamo bene che tra luglio e agosto “l’Italia si ferma, e ne riparliamo a settembre.”
Senza entrare nei battibecchi sul fatto che sia “giusto o meno”, se viviamo in un paese provinciale oppure no, negli anni passati a fianco dei piccoli imprenditori abbiamo sempre visto emergere le stesse domande.
Come puoi usare questa pausa quasi forzata per migliorare l’andamento della tua azienda?
Dovresti lavorare di più, visto che il tuo personale è sparpagliato nelle isole del Mediterraneo?
Dovresti chiudere una o due settimane? Oppure dovresti andare in ferie con il magone che, oltre a incassare di meno, devi pagare un croccante F24?
Se il tema ti tocca sul vivo, qui puoi leggere come pagare meno tasse e andare in vacanza felice, e un’altra risorsa sull’ottimizzazione fiscale.
Ma se ti stai chiedendo “Come faccio crescere l’azienda nel terzo trimestre?”…
… la risposta non è solo nel ridurre al minimo tasse, aliquote e dazi vari.
Non c’ una soluzione univoca, dipende dalla struttura e dall’organizzazione della tua azienda.
Però possiamo semplificare, con qualche dritta che può essere applicata praticamente da ogni organizzazione.
Facciamo un esempio, quali sarebbero le azioni intelligenti che puoi fare ORA, se la tua azienda fosse una macchina?
Se la tua azienda fosse una macchina, l’anno solare sarebbe come una lunga gara automobilistica intorno all’Italia.
Senza GPS o Google Maps…
Dovresti guidare basandoti su uno stradario cartaceo e sui segnali che trovi lungo la strada, niente navigatore!
Se fossi partito dalla Lombardia, in questo momento saresti più o meno in Sicilia, pronto per tornare verso il traguardo.
Farebbe caldo, e la stanchezza potrebbe già farsi sentire.
Tuttavia, una piccola pausa per ragionare – non troppo lunga – ti può far capire MOLTO bene se la gara si è messa nel verso giusto, o se ci sono “dettagli” da sistemare.
Non servono mille accorgimenti.
Al contrario, questi 6 passaggi chiave che dovresti attuare nel terzo trimestre, possono determinare buona parte del successo dell’intero anno.
Non è nulla di troppo complesso:
- CASSA, le performance finanziarie: c’è abbastanza benzina nel motore?
- KPI e OBIETTIVI: la velocità di crociera è quella giusta?
- AZIONI CORRETTIVE: la strada programmata è ancora la migliore?
- PROCESSI: dai un occhio all’impianto idraulico, alla trasmissione e al ricircolo dell’aria
- PIANIFICAZIONE E PROIEZIONI: pensa alla “gara” dell’anno prossimo
- SQUADRA: il tuo Team è coinvolto e reattivo?
Vediamo il primo.
1. CASSA, le performance finanziarie: c’è abbastanza benzina nel motore?
Il fatturato è importante, certo, ma quello che conta di più è il flusso di cassa, perché ti serve a dare ossigeno a tutte le attività, e a tenere sott’occhio l’utile.
Un cash flow che va a singhiozzo, trasforma la tua macchina in una Topolino degli anni ‘40, anche se ha la carrozzeria di una Audi.
Come tenerlo sotto controllo? Lo strumento principale è uno.
Bilancio Semestrale e Conto Economico:
Il bilancio non è uno sprint da chiusura di anno, ma uno strumento che ti serve per capire “come sei messo”.
Se analizzi il bilancio, il conto economico e il rendiconto finanziario del semestre precedente (Q1+Q2) puoi identificare dei trend e valutare al meglio le performance rispetto agli obiettivi prefissati.
In luglio, soprattutto se hai la forma societaria di una Spa, o società per azioni, dovresti attuare una “chiusura del bilancio semestrale” al 30 giugno, come se fosse la chiusura al 31/12.
Cash Flow Management:
Verificare quanto è ampio e quanto è costante il flusso di cassa, o liquidità, è la benzina che ti serve per tutte le operazioni aziendali, per “coprire la strada” che devi fare.
Pianificare eventuali azioni per gestire carenze – o surplus – di cassa è fondamentale.
Perché non entra denaro? Quali sono le commesse (o i clienti) che bloccano risorse ma non pompano benzina nelle casse, o la pompano troppo lentamente?
Queste analisi possono darti delle informazioni su alcuni clienti o lavorazioni “insospettabili” che ti stanno mettendo le ganasce, e che dovresti salutare o correggere.
2. KPI e OBIETTIVI: la velocità di crociera è quella giusta?
I KPI (Key Performance Indicator o indicatori chiave di performance) non sono dei “buoni intenti”, sono il tuo cruscotto aziendale, con cui controlli la velocità e i giri del motore.
Sono gli indicatori che ti dicono se sei in tempo per raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissato.
Indicatori di Performance:
Monitora a che punto sono i principali KPI che ti eri dato a inizio anno, o alla fine di quello precedente.
Le aree principali, quelle più critiche, sono:
- quantità e andamento delle vendite
- soddisfazione dei clienti
- qualità dei prodotti/servizi
- produzione
- controllo dei costi
Revisione degli Obiettivi:
Prova a farti una domanda, con la massima onestà: gli obiettivi fissati a inizio anno sono ancora realistici e raggiungibili?
Questa domanda include sia gli obiettivi per le vendite e la produttività, che quelli riguardanti l’efficienza operativa e i margini di profitto.
Se la risposta è un sì, bene.
Se la risposta è no, vanno aggiustati.
Analisi Semestrale di Mercato:
Hai valutato se il tuo mercato ha avuto dei cambiamenti che potrebbero aver influenzato o potrebbero influenzare la domanda dei tuoi prodotti o servizi?
Questo significa che serve un nuovo giro – rapido – di controllo dei concorrenti, un occhio ai trend di mercato e un controllo ad eventuali nuove norme appena entrate in vigore.
La lettura dei media di settore può aiutare molto.
In una parola: cos’è cambiato? Quali notizie arrivano dal fronte?
3. AZIONI CORRETTIVE: la strada programmata è ancora la migliore?
Se è tutto ok, ma proprio tutto – esattamente come programmato – allora non ti rimane che tenere saldo il volante e procedere nel tragitto.
Ma se sei in ritardo sulla tabella di marcia, potresti aver bisogno di una deviazione: in questo caso non sempre la strada più veloce è la migliore.
Con i dati che hai in mano dall’analisi del Flusso di Cassa e dei principali KPI, rallentare per un po’, per poi “tirare la volata”, può essere un toccasana per la tua azienda.
Identifica le aree di miglioramento:
Basandoti sulle analisi precedenti, cerca di capire quali sono le aree in cui le performance sono inferiori alle attese.
Sono le stesse di prima:
- vendite
- soddisfazione clienti
- qualità di prodotti e servizi
- produzione
- controllo dei costi
Produzione: forse il costo e di conseguenza il margine delle commesse devono essere sistemati. Oppure con pochi accorgimenti puoi migliorare la velocità produttività generale.
Vendite: ci sono uno o più venditori che stanno performando meno del previsto? Cerca di capire perché.
Soddisfazione Clienti: stai facendo di tutto per dare un ottimo servizio pre e post-vendita? Spesso la soddisfazione fa rima con percezione, e sentire di essere coccolati è importante per ogni cliente.
Qualità: i tuoi prodotti e servizi mantengono quello che promettono o ti arrivano più lamentele di quanto vorresti? Se lo senti “di pancia”, o te lo fanno notare i tuoi, probabilmente puoi migliorare qualcosa. Sia nel prodotto/servizio, che nella sua erogazione.
Controllo dei costi: stai pagando le materie prime e i fornitori in modo corretto o ci sono soluzioni sul mercato che a parità di qualità… costano meno?
È tutto collegato.
Piani d’Azione:
Sviluppa e implementa un piano d’azione per ognuna delle criticità che hai identificato.
Ognuno di questi piani deve includere obiettivi chiari, azioni concrete, responsabili designati e scadenze ben precise.
In altre parole, decidi cosa serve, chi lo fa, ed entro quando lo deve fare.
4. PROCESSI: controlla l’impianto idraulico, la trasmissione, il ricircolo dell’aria…
Se la benzina è meno di quella che servirebbe, o la velocità non è quella che ti aspettavi…
È possibile che gli ingranaggi dell’azienda abbiano bisogno di una semplice revisione.
Ottimizzazione dei Processi:
Rivedi i tutti i processi aziendali per identificare quelli che possono diventare più efficienti, e le opportunità di miglioramento.
Cosa può esser fatto più velocemente, con meno errori, con meno stress e più facilmente?
Questo può includere la digitalizzazione di alcuni di essi, l’implementazione di tecnologie avanzate o addirittura l’ulteriore formazione del personale di alcune aree.
Controllo dei Costi:
Analizza i costi operativi per individuare dove ridurli, senza compromettere la qualità dei prodotti e dei servizi.
Questo può includere negoziare con i fornitori, migliorare la gestione degli inventari e ridurre gli sprechi.
È possibile che i rapporti con uno o più fornitori possano essere ottimizzati?
Puoi dilazionare o ridurre alcuni pagamenti?
Le “benzine” non sono tutte uguali, specie per una macchina che sta correndo una Mille Miglia (anche duemila), e a volte un “benzinaio” più veloce, comprensivo e che sposa la tua causa può fare la differenza.
Puoi chiedere quindi condizioni di consegna più veloci, se sei un buon cliente e paghi regolarmente? Se sei un cliente virtuoso e il tuo fornitore si fida, potresti chiudere un accordo più vantaggioso sfruttando economie di scala.
5. PIANIFICAZIONE E PROIEZIONI: pensa alla “gara” dell’anno prossimo
Certo, sei in gara con i tuoi concorrenti, ma competi anche contro te stesso: migliorare è un imperativo, giusto?
Durante la strada potresti accorgerti che ti “manca un pezzo” o che la macchina, per come è ora, più di così non può dare. Oppure che, ad esempio, hai “troppo peso” a bordo.
Mentre tieni gli occhi ben fissi sulla strada, cerca quindi di capire come dovrai investire da gennaio in poi.
Budget e Forecasting:
Rivedi e aggiorna il budget annuale dell’anno in corso, alla luce delle analisi sulla Cassa, sugli Obiettivi e i KPI e le azioni correttive che eventualmente devi mettere in atto.
Questo ti consente non solo di rivedere gli obiettivi nei termini più realistici possibile e di fare previsioni finanziarie accurate per il resto dell’anno.
Basandoti su dati aggiornati, ORA è il momento di iniziare a costruire il budget e gli investimenti per l’anno successivo.
Possono riguardare:
- Il Flusso di Cassa: Pianifica gli investimenti dell’anno prossimo per ottenere il cash flow necessario, a seconda di quello ti serve, che si può riassumere nei punti sotto;
- Il Personale: Pianifica le nuove assunzioni e collaborazioni
- Le Strutture: Attrezzature, macchinari e immobili. Ne servono di nuovi? Ci sono alcuni di questi asset che costano troppo?
- Le Contingenze: Se quest’anno non ti eri preparato un “piano B”, è un’occasione per svilupparlo, in caso arrivino imprevisti (ce ne sono spesso, vero?) o variazioni significative rispetto alle previsioni.
Affrontare il Q3 con queste attenzioni è già una gran cosa.
Ma queste riguardano solo il lato “hard” dell’azienda: soldi, tasse, processi, pagamenti, collaboratori, fornitori e investimenti.
E sul fronte soft?
Il periodo scarico è un’ottima occasione per dare un’occhiata anche al “morale della truppa”.
6. SQUADRA: il tuo Team è coinvolto e reattivo?
La macchina la guidi tu, sei l’imprenditore. Hai gli occhi fissi avanti, sulla strada. Ma…
Sui sedili a fianco e dietro di te ci sono anche un copilota, un navigatore (in carne ed ossa), altri uomini chiave… e tutte le persone che compongono la squadra.
In questa “pausa”, se di pausa possiamo parlare, è il caso di accostare qualche minuto, girarti e guardarli meglio, visto che dall’inizio dell’anno sei stato occupato a tenere la strada.
I “meccanici” come stanno? E gli “addetti alle gomme”? I “tecnici dei ricambi”?
È un buon momento per ascoltarli con attenzione.
Comunicazione Interna:
Assicurati che tutti i membri del team – coerentemente con il ruolo e la gerarchia – siano informati sulle performance aziendali e sugli obiettivi.
Sia che la gara stia andando benone, sia in caso contrario.
Nel rispetto delle responsabilità, favorire la trasparenza e la partecipazione attiva del personale agli obiettivi aziendali è sempre una buona idea.
Le persone che sanno dove stanno andando, stanno meglio.
È vero nella vita, è vero in azienda.
Formazione per alzare le Competenze:
Se non sei in tabella di marcia, forse la responsabilità è anche del livello delle competenze.
Oppure qualcuno dei collaboratori ti ha stupito positivamente: perché non analizzare come lui/lei ha ottenuto quei risultati ed elevare il suo processo a sistema, in modo che sia utile a tutti?
Investire nello sviluppo delle competenze del tuo personale, e anche dei collaboratori esterni se serve, è uno dei modi chiave per migliorare la competitività dell’intera azienda.
Se sei curioso di sapere come lo facciamo in For Freedom, qui ti spieghiamo come premiare i dipendenti con i viaggi incentive.
Conclusione
Questa stagione dell’anno è d’oro: che tu abbia affrontato imprevisti o non abbia seguito alcune best practice per amministrare l’azienda, sei ancora in tempo a correggere il tiro per l’anno in corso.
E per quello che verrà.
Seguire questi passaggi chiave ti aiuterà a mantenere il controllo su tutta la gestione aziendale, e a migliorare la tua vita di tutti i giorni.
Se senti di avere bisogno di una mano, mettiti in contatto ORA con uno dei nostri consulenti, e fatti aiutare ad aggiustare la traiettoria dell’azienda.