“È come guidare con i finestrini appannati.”
Così ci ha risposto un imprenditore brianzolo quando gli abbiamo chiesto come si sentisse a gestire la sua azienda (una PMI da 7 milioni di fatturato).
E aveva ragione: puoi avere il motore più potente del mondo, ma se non vedi dove stai andando le conseguenze non possono essere positive.
Se sei qui, probabilmente ti sei già fatto queste domande:
“Come fanno i miei concorrenti a fare quei prezzi?”
“I miei prodotti generano davvero profitto o ci sto rimettendo?”
“Il fatturato cresce ma i margini diminuiscono, perché?”
“Vorrei investire in questo e quello, ma quando avrò il denaro?”
A tutte queste domande la risposta è: ti serve un controllo di gestione.
Tenendoci sul pratico, il controllo di gestione è un sistema per conoscere i costi reali di ogni attività, misurare le performance aziendali, prevedere l’andamento futuro e prendere decisioni basate sui dati.
La fate facile, ma io non ho idea di come fare penserai… in realtà non è molto complesso una volta che hai capito come ragionare. Prima di entrare nel dettaglio dei benefici immediati del controllo di gestione e di come implementarlo, chiariamo subito:
Cosa NON è il controllo di gestione per una PMI
Il controllo di gestione non è una “contabilità dettagliata”.
Se l’azienda fosse un corpo umano, il controllo di gestione sarebbe il sistema nervoso, cioè un sistema di monitoraggio che arriva dappertutto, e trasforma i dati interni ed esterni in informazioni utili per prendere decisioni.
Quindi:
- non è un software gestionale (anche se è quasi obbligatorio averne uno che funzioni bene, e lo vedremo in seguito)
- non è una contabilità generale “con i superpoteri”
- non è un sistema per controllare ossessivamente ogni centesimo speso e ogni collaboratore
- non è un lusso riservato alle grandi aziende
Immagina che l’anno, il quinquennio e lo sviluppo della tua azienda sia come dover attraversare un fiume che non conosci.
La contabilità tradizionale può dirti solo quanto è profonda l’acqua dove ti trovi.
Il controllo di gestione, invece, ti mostra dove sono i guadi, quanto è forte la corrente e qual è il percorso migliore per arrivare dall’altra parte.
Ora crediamo che le metafore siano sufficienti per aver diviso le idee corrette dalle incomprensioni, e quindi possiamo entrare nei dettagli.
Quali sono i benefici immediati del controllo di gestione?
Se tralasciamo la fase di analisi dell’azienda iniziale – che serve come in tutte le cose per capire la situazione di partenza – il controllo di gestione è un modo per migliorare da subito per performance aziendali.
Non dopo 12 mesi o più, da subito. Ecco i benefici principali che si possono riscontrare dopo i primi mesi:
- Pianificare e prevedere costi, margini e utili
- Scoprire i costi nascosti che rallentano la tua azienda senza che tu te ne accorga
- Pianificare l’importo delle tasse da pagare con largo anticipo
- Prevedere l’andamento aziendale per prendere le giuste decisioni e programmare il futuro senza incertezze
Se ti sembra poco ti diciamo che la “ricetta” per una PMI che produce utili è più o meno questa, se ti sembra troppo… continua a leggere.
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La differenza tra controllo di gestione e controllo direzionale
Spesso questi termini vengono usati come sinonimi, ma non lo sono.
Spesso gli imprenditori con cui lavoriamo sovrappongono l’operatività alla strategia – e questo è anche “il bello” delle PMI – che però non sono affatto la stessa cosa.
Vediamo le differenze.
Il controllo direzionale:
- Si concentra sugli obiettivi strategici, a medio-lungo periodo
- È responsabilità del CEO e degli uomini chiave, o top management se vuoi
- Si basa su indicatori macro
Un bell’esempio potrebbe essere la decisione strategica di costituire una holding familiare, o meno.
In sostanza è quello che dovrebbe fare il direttore generale di una squadra di calcio. Pensare la squadra come un’azienda, costruire o meno uno stadio di proprietà, pensare alla partnership, agli investimenti, ect.
Il controllo di gestione coinvolge sempre l’imprenditore ma anche l’allenatore, i giocatori e pure i fisioterapisti. Infatti
- Utilizza metriche dettagliate
- Si focalizza sugli aspetti operativi
- Lavora su tempistiche più brevi
- Coinvolge tutti i livelli aziendali
In pratica, il controllo direzionale decide “dove andare”, mentre il controllo di gestione stabilisce “come arrivarci” e verifica che si stia seguendo “la rotta giusta”.
Un esempio pratico: azienda manifatturiera che produce componenti meccanici
Controllo Direzionale
- Obiettivo: diventare leader di mercato nel segmento premium
- Strategia: puntare su qualità dei prodotti e personalizzazione
- Timeline: 3 anni
Controllo di gestione
- Analizza i costi per recuperare liquidità per linea di prodotto
- Monitora gli scarti di produzione
- Tiene traccia dei tempi di consegna
- Misura la soddisfazione clienti
- Controlla i margini per ogni commessa
Perché una PMI ha bisogno del controllo di gestione
“La mia azienda è troppo piccola per questi sistemi complessi.”
“Non posso permettermi di investire in un sistema di controllo di gestione.”
“Ho sempre gestito tutto a occhio e mi è andata bene.”
Queste sono le obiezioni più comuni che sentiamo dalle PMI, ma i numeri dei nostri imprenditori raccontano una storia diversa:
- tutte le PMI che hanno implementato un sistema di controllo di gestione vedono un aumento della redditività nel primo anno
- più della metà delle aziende ha identificato e corretto inefficienze e costi occulti che erodevano i margini
- tutte le aziende migliorano in tutti i casi la gestione del capitale circolante
Certo, stiamo parlando di casi concreti in cui imprenditore e team si sono impegnati per “dare un senso” alla consulenza.
Nulla può accadere senza mettere in discussione le cose “come sono state sempre fatte”.
Case Study: da commesse in perdita a margini assicurati
Ecco la sintesi di un nostro caso studio che unisce la consulenza e l’uso di un software per il controllo di gestione: Analysis srl, di La Spezia.
Dalla fotografia iniziale, come spesso succede nelle PMI, l’azienda ha riconosciuto all’istante che le sue commesse non erano tutte uguali. Alcune portavano in casa margini adeguati ma altre no.
Questo ha permesso di calcolare e classificare i costi per ogni singola commessa.
Scoprire le attività che portano più marginalità consente soprattutto di adeguare i prezzi e la strategia commerciale, in modo da guadagnare sempre.
E questo è solo il primo passo. Approfondendo ulteriormente
- Analysis ha compreso quali erano i servizi che portavano più margine (poco sopra il 20% del totale) e quelli che invece avevano prezzi scorretti, da rivedere o addirittura eliminare
- ha acquisito molte competenze nella suddivisione e classificazione delle voci contabili
- ha potuto creare uno scadenzario delle uscite di cassa sempre aggiornato e lavorare in ottica di ottimizzazione fiscale
- ha dato un ordine di priorità a molte altre aree strategiche per un’azienda.
“Aree strategiche” non sono parole vuote: l’azienda ha potuto intraprendere investimenti immobiliari che prima le erano preclusi: l’acquisto dello stabile dove l’azienda opera.
Analysis ha potuto accedere a un leasing per acquistare il fabbricato, così tra qualche anno non avrà un affitto da pagare tutti mesi, ma un asset immobiliare da mettere in leva per gli investimenti e finanziamenti futuri.
L’azienda ha con un controllo di gestione e non più “qualche foglio excel”, conosce i propri margini e che quindi è in grado di svilupparsi.
In una parola, cresce.
Le fasi del controllo di gestione: il percorso pratico
Proviamo ora a capire quanto potrebbe durare il processo per una PMI, che sostituisce la perenne incertezza con la chiarezza totale di come l’azienda sta funzionando.
Chiariamo una cosa: questi tempi sono indicativi e non vanno presi alla lettera, se vuoi conoscerli nel dettaglio adesso fissa subito una chiamata con un nostro consulenti.
L’implementazione di un sistema di controllo di gestione segue quattro fasi principali:
1. Analisi Preliminare
È come una TAC dell’azienda, in questa fase:
- Si mettono nero su bianco tutti i processi aziendali, anche quelli che mancano
- Si identificano i centri di costo e di ricavo
- Si valuta il sistema informativo esistente
- Si definiscono gli obiettivi specifici per ogni area
Durata tipica: 2-4 settimane
Risultato: Un report di valutazione generale che dice cosa manca e cosa bisogna fare per crearlo
2. Progettazione del Sistema
Qui si definisce l’architettura del sistema:
- Piano dei conti analitico
- Sistema di contabilità industriale
- Struttura dei report
- KPI (indicatori) da monitorare e procedure di rilevazione
- Margine di contribuzione per prodotto
- Costo orario effettivo per reparto
- Rotazione del magazzino
- Margine lordo per linea di business
3. Implementazione e Formazione
È la fase più delicata, dove:
- Si configurano gli strumenti (li vediamo nel prossimo capitolo)
- Si formano tutti i collaboratori coinvolti
- Si testano le procedure
- Si avvia la raccolta dati
È importante cominciare con un reparto pilota: ad esempio in campo manifatturiero conviene partire dalla produzione, mentre in campo servizi è meglio partire dal commerciale.
Durata tipica: è molto variabile, ma un tempo di riferimento può essere tra i 30 i 45 giorni.
Risultato: una restituzione dettagliata dei costi di ogni commessa, una chiarezza totale sull’economia della propria azienda e le procedure per investire in modo sensato.
4. Monitoraggio e Ottimizzazione
Un buon controllo di gestione è “vivo”, respira, non è scolpito nella roccia.
Deve evolversi con l’azienda, quindi bisogna:
- Verificare mensilmente i risultati
- Affinare le procedure
- Aggiustare gli indicatori (è possibile che alcuni KPI alla fine non servano, e/o ne servano altri)
- Ampliamento graduale del sistema
Durata tipica: 3-4 mesi per vedere i primi benefici, 6-12 mesi per la messa a regime, 18 mesi per l’ottimizzazione completa.
Strumenti del controllo di gestione: dalla carta al digitale
Il controllo di gestione non è una questione di software, ma di metodo.
Questo significa che con la giusta mentalità e precisione si potrebbe realizzare anche con carta e penna. Ne vale la pena? Ovviamente no, perché sarebbe estremamente anti economico.
Bisogna usare alcuni strumenti digitali, per forza.
Gli strumenti giusti fanno la differenza tra il successo e un’implementazione dispersiva, soggetta a errori e soprattutto lenta, quindi inutile.
Elenchiamo di seguito gli strumenti essenziali, di cui non si può fare a meno:
- Sistema di Contabilità Analitica, che
- rileva i costi per centro di responsabilità
- alloca nei luoghi corretti i costi indiretti
- analizza la marginalità per prodotto/cliente
- controlla gli scostamenti dal budget
- Dashboard di controllo, che
- ti fa vedere i KPI in tempo reale
- visualizza i trend storici e fa previsioni
- fa brillare allarmi automatici quando ci sono scostamenti
- visualizza i dati in modo graficamente intuitivo e piacevole
- Sistema di Reporting, che
- racchiude l’andamento in un report sintetico
- pre-analizza le performance
- le confronto con il budget
Ma cosa sono i KPI nel controllo di gestione?
KPI è l’acronimo di “key performance indicator”, in italiano indicatore chiave di una prestazione.
In sintesi è un numero che racconta abbastanza bene come stanno andando le cose: perché lo faccia va impostato e interpretato correttamente.
Un buon KPI dev’essere:
- Misurabile, altrimenti non è un KPI
- Rilevante, altrimenti è inutile allo scopo
- Tempestivo, altrimenti quando serve è troppo tardi.
Qualche esempio?
Ecco alcuni KPI finanziari essenziali per una PMI:
ROI (Return dell’investimento), cash flow operativo, capitale circolante netto, indice di liquidità, durata media dei crediti.
Ecco invece alcuni KPI operativi importantissimi, per area:
- Produzione: OEE, overall equipment effectiveness, ovvero quanto le apparecchiature sono efficaci)
- Commerciale: tasso di conversione dei prospect
- Acquisti: rotazione delle scorte
- Risorse umane: produttività per addetto
In questa fase del tuo “viaggio nel controllo di gestione”, però, ti sconsigliamo di cominciare a pensare a quali KPI tenere in considerazione.
C’è una considerazione più importante che devi fare. Ovvero
Come i reparti aziendali utilizzano e concorrono al controllo di gestione
Il controllo di gestione non è solo “roba da commercialisti o da consulenti”.
Seguendo l’esempio del sistema nervoso fatto a inizio articolo, ogni reparto deve utilizzarlo per migliorare le proprie performance e deve utilizzarlo per concorrere al monitoraggio generale.
Ecco cosa devono controllare, per sommi capi, le aree aziendali coinvolte:
Area Produzione
- Efficienza delle linee
- Costi diretti e indiretti
- Tempi di attraversamento stabilimento
- Qualità del prodotto
Esempio pratico: un’azienda metalmeccanica scopre che il 40% dei fermi macchina era concentrato nel cambio turno.
Modificando le procedure, ha recuperato 2 ore produttive al giorno.
Area Commerciale
- Marginalità per cliente
- Costo di acquisizione clienti
- Efficacia della rete vendita
- Redditività per area/prodotto
Esempio pratico: un distributore di materiale elettrico scopre che i clienti più piccoli avevano margini doppi rispetto ai grandi clienti.
Questo porta a una completa revisione della strategia commerciale.
Area Acquisti
- Analisi fornitori
- Gestione scorte
- Lead time acquisti, o tempo di approvvigionamento del materiale
- Costi logistici
Esempio pratico: una PMI del settore alimentare può ridurre anche fino al 35% il capitale immobilizzato in magazzino solo analizzando i dati di rotazione e stagionalità.
Gestione del Personale
- Produttività personale
- Costo del lavoro
- Efficacia formazione
- Turnover
Esempio concreto: Un’azienda di servizi lega il 20% della retribuzione variabile a KPI specifici, aumentando la produttività del 25% in 6 mesi.
Area Amministrativa
- Gestione flussi finanziari
- Controllo crediti
- Pianificazione fiscale
- Reporting integrato
Esempio concreto: una PMI manifatturiera ha ridotto i DSO (days sales outstanding, cioè il tempo medio per incassare) da 120 a 75 giorni implementando un sistema di monitoraggio proattivo dei crediti.
Questo, tradotto in termini pratici, significa ad esempio “non aspettare l’insoluto”.
L’Integrazione tra Reparti: l’arma vincente
Il vero valore del controllo di gestione, quello più profondo, emerge quando i reparti iniziano a parlare la stessa lingua.
Spesso, infatti, iniziamo la consulenza chiedendo ai vari reparti cosa dovrebbero migliorare.
Questo è quello che, mediamente, ci viene risposto:
“Dobbiamo [azione] [più/meno/prima/dopo]”
I reparti, prima di essere “legati” da una obiettivi comuni e condivisi, rispondono spesso così:
“Dobbiamo produrre di più”
“Dobbiamo vendere di più”
“Dobbiamo spendere meno”
“Dobbiamo incassare prima”
Dopo l’implementazione di un controllo di gestione efficace, invece, gli obiettivi sono allineati, le metriche vengono condivise, le decisioni vengono basate sui dati e soprattutto all’imprenditore torna in mano…
… la visione d’insieme.
A questo proposito, facciamo un breve accenno a uno dei fattori specifici, che riguardano un aspetto solamente, ma su cui troppo spesso l’imprenditore è convinto di avere un buon controllo.
Spesso, purtroppo, non è così.
Come il controllo di gestione Influisce sulle Marginalità
Quando parliamo di marginalità, molti imprenditori pensano di avere il polso della situazione. Ma i numeri spesso raccontano una storia diversa.
L’Illusione della marginalità
Facendo i conti della serva, ecco come un imprenditore potrebbe calcolare la marginalità di un prodotto XYZ:
- Prezzo di vendita: € 100
- Costo materiali: € 40
- Costo manodopera diretta: € 20
- Margine apparente: € 40
Ahinoi, se l’imprenditore suppone che questi calcoli siano esatti e il margine lordo sia del 40%, le cose sono spesso ben diverse.
Entrando nel merito, il controllo di gestione può serenamente rivelare una situazione molto meno rosa:
- Costi di setup: € 8
- Scarti e rilavorazioni: € 5
- Costi commerciali: € 12
- Costi di gestione ordine: € 4
- Costi logistici: € 6
- Margine reale: €5
Ecco spiegata la sensazione di lavorare tanto per ottenere poco: senza un controllo di gestione efficace è facilissimo.
Come fa il controllo di gestione a migliorare le marginalità?
Il lavoro sui margini è un processo in cui non ci sono formulette preconfezionate – le aziende sono tutte molto diverse una dall’altra – ma se dovessimo elencare i passi principali, sono:
- Identificazione dei “profitti nascosti”
- Analisi della marginalità per cliente
- Analisi della redditività per linea di prodotto
- Costi effettivi per commessa
- Performance dei canali di vendita
- Ottimizzazione dei processi
- Riduzione dei tempi morti
- Eliminazione delle attività non a valore
- Miglioramento dell’efficienza produttiva
- Razionalizzazione logistica
- Gestione strategica dei prezzi
- Politiche di sconto basate sui dati
- Politiche di prezzo differenziate per segmento
- Valutazione dell’impatto promozioni (o della mancanza dello stesso)
- Analisi dell’elasticità della domanda
Gli errori da evitare nell’implementazione di un controllo di gestione
“Da 0 a 100” è un approccio da evitare.
Implementare un sistema di controllo di gestione tocca tutti i reparti aziendali: è importante che il consulente rispetti l’operatività dell’azienda, introducendo i cambiamenti un po’ alla volta.
Ciò significa, in pratica, che il cambiamento dev’essere graduale.
Un’area “pilota” è meglio che cominciare un po’ dappertutto, gli obiettivi intermedi devono essere chiari, le piccole vittorie vanno festeggiate.
Il personale va sempre coinvolto, gli strumenti giusti senza le persone partecipi conducono a problemi.
Questo comprende comunicare chiaramente gli obiettivi, pretendere e dare feedback e, se la situazione lo permette, instaurare degli incentivi legati ai risultati.
Per ultimo, bisogna aver chiaro che il controllo di gestione non è un progetto “una tantum”: quando cambiano le condizioni (di mercato, di produzione, etc) tutto il cruscotto va adeguato.
- I KPI vanno revisionati periodicamente
- Le procedure vanno aggiornate costantemente
- I report vanno affinati e ci si deve chiedere se tutti i numeri contenuti sono importanti, o meno
Nonostante queste indicazioni l’eccesso di zelo è sempre in agguato, cioè quando ci si “innamora” del processo ma si scorda la sua effettiva utilità.
Ecco 3 frequenti “trappole” che riducono anche di molto l’efficacia dell’implementazione.
1. La ricerca della perfezione
Molte PMI cercano il sistema “perfetto” e non partono mai.
Oppure, quando partono, molti imprenditori desiderano che funzioni tutto e subito.
Meglio partire con l’essenziale, migliorare con l’esperienza, accettare che soprattutto all’inizio una certa approssimazione è ok… e focalizzarsi sui dati davvero importanti.
2. Sovraccarico Informativo
Più dati non significa automaticamente decisioni migliori.
È meglio discutere bene con il consulente i KPI che sono realmente significativi, limitare i report all’essenziale, personalizzare le informazioni per ogni utente coinvolto e… cercare sempre la semplicità.
3. Resistenza al cambiamento
La resistenza ai cambiamenti fa parte di noi, è naturale, e le persone la gestiscono in modi diversi.
A tal proposito serve sempre coinvolgere tutte le persone indispensabili, dimostrare i benefici concreti delle azioni oggetto dell’implementazione, fornire loro supporto costante (il consulente è fondamentale) e gestisci le aspettative, soprattutto se non sono realistiche.
Quando il controllo di gestione non funziona? (e non può funzionare)
Esistono dei segnali d’allarme da non sottovalutare.
- Ritardi cronici nei report
- Decisioni ancora basate sul “sentito dire”
- Scarso utilizzo del sistema e della reportistica
- Dati incoerenti tra reparti
In questi casi è meglio fermarsi e capire se le operazioni sono chiare per tutti oppure si sono creati dei fraintendimenti.
Conclusioni: Da Costo a Investimento Strategico
Il controllo di gestione non è un costo, ma un investimento nel futuro della tua azienda.
Come abbiamo visto:
- Migliora la redditività
- Ottimizza i processi
- Previene le crisi
- Supporta la crescita
La differenza tra sviluppo e stagnazione spesso sta nella capacità di prendere decisioni basate sui dati, non sulle sensazioni.
Le Domande da Farti Ora
- La tua azienda ha una visione chiara dei suoi numeri reali?
- Le decisioni sono basate su dati o sensazioni?
- Conosci il vero costo dei tuoi prodotti o servizi?
- Hai gli strumenti per prevedere e prevenire le crisi?
Se hai risposto “no” a una o più di queste domande, è il momento di agire.
Fissa subito una consulenza con uno dei nostri esperti: non aspettare.