Free cookie consent management tool by TermsFeed
for-freedom-consulting-logo-bianco
assolombarda-v

Perché devi controllare gli scostamenti tra Budget e Spese

Pensa alla salute (finanziaria) della tua impresa: acquista in maniera “smart” ed evita crisi di liquidità
Perché devi controllare gli scostamenti tra Budget e Spese
Contenuti

Il budget è il cuore pulsante di qualsiasi azienda. È il faro che dovrebbe orientare le decisioni strategiche e le operazioni quotidiane dell’imprenditore. 

Tuttavia, assistendo molte piccole imprese, i nostri tecnici sanno che nella realtà quotidiana si presta poca attenzione alla pianificazione e al monitoraggio del budget

Perché abbiamo deciso di scrivere un intero articolo del nostro blog su questo argomento? Perché questa “disattenzione” può portare a SCOSTAMENTI non previsti tra budget allocato e spese effettive, con conseguenze assai dannose per la salute finanziaria dell’azienda. 

Perciò, imprenditore, stai per toccare con mano il ruolo fondamentale del budget e l’importanza di monitorare attentamente i suoi scostamenti. A partire dalle figure chiave della gestione finanziaria di un’azienda, due figure che spiccano per importanza: il responsabile degli acquisti e il direttore finanziario

Cosa fanno l’Ufficio Acquisti e il Direttore Finanziario

L’Ufficio Acquisti si occupa di fare in modo che l’azienda abbia tutto ciò di cui ha bisogno per operare, nel momento in cui serve: dal semplice materiale di ufficio alle materie prime, dai mezzi ai DPI, dai software per i computer ai pasti della mensa.

Il Direttore Finanziario è responsabile della salute finanziaria dell’azienda, monitorando le entrate e le uscite di cassa e pianificando il budget, con una visione che va al di là delle esigenze immediate.

Nelle microaziende, queste due mansioni possono essere svolte dalla stessa persona. Se è anche il tuo caso, significa che devi prestare particolare attenzione a bilanciare le esigenze operative con la disponibilità finanziaria, evitando di cadere in trappole come gli scostamenti di budget.

Perché ti serve un budget accurato

Un budget accurato non è solo un elenco di numeri. È una rappresentazione dettagliata delle aspettative finanziarie di un’azienda. 

Senza un budget accurato, l’azienda naviga alla cieca, prendendo decisioni basate su ipotesi, sensazioni del momento e congetture piuttosto che su dati solidi. 

Con “budget accurato” ci riferiamo a una stima finanziaria dettagliata e realistica che riflette le aspettative dell’azienda per un determinato periodo. Questo include una previsione delle entrate e delle spese basata su: 

  • dati storici
  • tendenze del mercato
  • obiettivi aziendali

Per essere considerato accurato, un budget deve rispecchiare il più possibile la realtà operativa dell’azienda. Ad esempio, un budget per l’acquisto di materie prime dovrebbe tener conto del costo corrente dei materiali e delle fluttuazioni stagionali, delle previsioni di vendita, delle condizioni del contratto con i fornitori e delle aspettative di produzione.

Oltre a essere “accurato”, il budget della tua azienda dovrebbe essere flessibile e capace di adattarsi alle mutate circostanze dell’azienda e del mercato. Significa che non è “scolpito nella pietra”, ma puoi sottoporlo a revisioni periodiche per essere certo che rimanga attuale e utile come strumento di gestione finanziaria.

 

Ad esempio, un aumento improvviso dei costi energetici dell’azienda potrebbe far lievitare i tuoi costi di produzione, quindi dovresti aggiornare il tuo budget tenendone conto.

 

Qual è il problema di avere “scostamenti” tra budget e spese effettive

Gli scostamenti sono le differenze tra le previsioni di budget e le spese effettive. 

Facciamo un esempio. Se hai previsto di spendere €2000 al massimo per attrezzature informatiche nel corso dell’anno, ma all’improvviso devi allestire 10 nuove postazioni computer e devi spendere €5000, avrai uno scostamento di €3000. Lo stesso budget va calcolato sulla proiezione di aumento di fatturato derivante da quelle postazioni. Quindi quale sarà lo scostamento effettivo?

Un altro caso comune potrebbe essere l’aumento del costo del denaro, quindi un aumento dei costi bancari che gravano sull’azienda.

Gli scostamenti possono essere sia positivi (quando si spende meno di quanto previsto) che negativi (quando si spende più di quanto previsto). Monitorare costantemente gli scostamenti è fondamentale per mantenere il controllo delle finanze aziendali e per prevenire spiacevoli sorprese.

Certo, risparmiare più di quanto previsto su una voce è una bella sorpresa e ti “libera budget” da destinare ad altro, ma con più frequenza capita il caso opposto, e decisamente non è salutare per l’impresa. Perché succede questo?

L’errore di guardare solo il contante in cassa

Avere denaro in cassa è importante, ma non è l’unico indicatore della salute finanziaria di un’azienda… 

Se guardi solo alla “fotografia” della tua cassa e non consideri le spese future e gli impegni finanziari, come F24, IVA e tasse (soldi che in qualche modo se ne andranno, presto o tardi) un’azienda potrebbe trovarsi in difficoltà nonostante il conto corrente appaia in verde.

Monitorare gli scostamenti di budget non solo previene sorprese indesiderate, ma ti aiuta a  prendere decisioni finanziarie strategiche. 

Ad esempio, se in azienda noti un costante scostamento negativo nel budget degli acquisti, per mitigare l’impatto sul flusso di cassa potresti valutare:

  • forme di pagamento rateizzato
  • noleggio/leasing di apparecchiature, arredi, ecc.
  • pagamenti posticipati di qualche mese
  • in alcuni casi, anche il “cambio merce” 

Nell’esempio dei computer citato sopra, l’azienda potrebbe decidere di dotarsi dei 10 computer con la formula del noleggio operativo, pagando solo un canone mensile ridotto, anziché effettuare l’intero acquisto dell’hardware e del software per 10 postazioni.

Questa proattività nella gestione finanziaria può aiutare a prevenire problemi di liquidità e il ricorso al fido bancario, con tutti i costi che comporta.

Gli strumenti software per il monitoraggio del budget

Nell’era digitale, ogni impresa – anche la più piccola – può adottare strumenti software per semplificare il monitoraggio del budget. 

Quando lavoriamo con un imprenditore, tra le molte attività che mettiamo in campo c’è anche la creazione di un “quadro strumenti specifico”, cioè costruito su misura per i suoi bisogni, che velocizza il controllo degli indicatori di performance (KPI) dell’azienda, inclusi gli scostamenti del budget.

Uno strumento di questo tipo è utile quando offre un confronto in tempo reale tra budget previsto e spese effettive, aiutando i responsabili delle decisioni a fare scelte più rapide e accurate. E perché la velocità è importante?

Perché l’uso di questi strumenti da un lato riduce il tempo dedicato al monitoraggio delle finanze, dall’altro permette a vari membri dell’azienda di concentrarsi su altri aspetti cruciali del business

In altri termini, ciascuna figura che lavora in azienda impiega al meglio il suo tempo se lo investe nel fare solo ciò che crea più valore per l’azienda, anziché sprecarlo in continui confronti su preventivi e “ciò che possiamo comprare oppure no”.

Non trascurare il confronto budget / scostamenti

​​Il monitoraggio degli scostamenti tra budget e spese effettive è una componente fondamentale della gestione finanziaria di un’azienda. Eppure, molte piccole imprese trascurano questa pratica, vivendo quasi “alla giornata” senza pianificare a dovere entrate e uscite di cassa. 

Con un budget accurato, una comunicazione chiara tra l’ufficio acquisti e il direttore finanziario, e l’uso di strumenti software per il monitoraggio in tempo reale, le aziende possono navigare con più sicurezza nel mare delle finanze aziendali.

Se desideri una consulenza personalizzata su come migliorare la gestione del tuo budget e prevenire scostamenti indesiderati, prenota un appuntamento con gli esperti di For Freedom Consulting. Siamo qui per aiutarti a navigare con sicurezza nel complicato mondo delle finanze aziendali. Clicca sul link per prenotare un appuntamento.

Clicca sul pulsante qui sotto per chiedere un incontro conoscitivo con i nostri esperti.

Consulenza Preliminare Gratuita
Vuoi migliorare la gestione del tuo budget e prevenire scostamenti indesiderati? Prenota un appuntamento con i nostri esperti!
Consulenza Preliminare Gratuita
Vuoi migliorare la gestione del tuo budget e prevenire scostamenti indesiderati? Prenota un appuntamento con i nostri esperti!