Caro Imprenditore,
siamo d’accordo che costruire un budget di spesa per l’anno prossimo o per il prossimi cinque anni è cosa buona e giusta?
Immaginiamo che tu non abbia nulla da ridire sul fatto che dovresti farlo per ogni area aziendale.
Bene, fare un budget senza l’ottimizzazione dei costi non servirà a nulla.
È quasi banale dirlo… ma autorizzare spese aggiuntive senza aver sotto controllo i costi esistenti non è un grande affare. Controllare gli scostamenti tra budget e spese non è il primo passo per restituire efficacia alla tua azienda.
Senza controllo e ottimizzazione, costi nocivi si sommeranno ad altri costi nocivi.
L’ottimizzazione dei costi aziendali è uno dei primi passi (se non il primo) per trasformare ogni azienda da un’organizzazione che brucia risorse a una che genera profitti reali.
Questo è vero in particolare modo se:
- I tuoi margini si sono assottigliati negli ultimi mesi
- Hai la sensazione che i soldi “spariscano” senza sapere dove
- Il fatturato c’è, ma la liquidità non basta mai
- Vorresti investire ma non hai abbastanza capitale
La soluzione a questi problemi ordinari ovviamente non è tagliare i costi a caso.
Continua a leggere, e ti porterai a casa una guida pratica su come ridurre i costi inutili, senza compromettere la capacità produttiva della tua azienda.
Scoprirai quali sono i costi che puoi (e devi) tagliare subito, e quali invece vanno preservati per non rischiare di azzoppare l’azienda.
Controllo dei costi aziendali: perché partire da qui, e cosa non fare
Nella nostra esperienza, tanti imprenditori che si rivolgono a For Freedom hanno provato ad affrontare l’ottimizzazione dei costi in modalità “caccia alle streghe”.
Hanno provato a tagliare qui e là senza una logica precisa, sperando di vedere risultati immediati.
Ma sai cosa succede? Spesso hanno finito per tagliare i muscoli invece del grasso.
Spese inutili travestite da “tradizioni” sono state lasciate lì a fare danni, e costi essenziali sono stati falciati, senza un perché.
Questo succede quando il controllo dei costi è gestito una tantum, sotto urgenza.
Se va bene, questo approccio è controproducente, se le carte girano male è l’anticamera di disastri finanziari.
E no, l’ottimizzazione delle spese non puoi delegarla al tuo commercialista. Perché?
Il controllo di gestione (la disciplina che contiene l’argomento) non è una competenza specifica della sua figura, né avrebbe il tempo di impostarlo in ogni azienda che segue con efficacia.
Se l’azienda fosse il corpo umano, il sistema di ottimizzazione dei costi sarebbe come assumere una dose quotidiana e bilanciata di integratori.
Partiamo quindi dal cosa non fare, per non sbagliare la “dose”.
Riduzione dei costi nelle strategie aziendali: 3 errori strategici
1. Tagliare i costi alla cieca
L’abbiamo già detto, ma l’Errore con “E” maiuscola è tagliare i costi senza una strategia.
Esempio pratico: un imprenditore alle strette che non ha un sistema di pianificazione fiscale, alle strette con gli F24, decide di risparmiare “il 10% su tutto”.
Quale sarà il risultato di questa strategia-non-strategia?
Finirà per tagliare anche le spese che generano valore e competenze, impedendo di fatto all’azienda di crescere.
2. Non distinguere tra costi fissi e variabili
I costi fissi devi sostenerli indipendentemente dal fatturato, quelli variabili no.
I costi variabili aumentano o diminuiscono in base alla produzione e a una marea, appunto, di altre variabili.
Se fai l’operazione alla cieca, mettendo costi fissi e variabili nello stesso calderone, rischi di tagliare spese vitali per il corretto funzionamento delle operazioni, anche quelle quotidiane.
3. Ignorare i costi nascosti
Ogni azienda ha dei costi che non appaiono immediatamente nel bilancio.
Tempo perso in processi inefficienti, sprechi di materiali, energia consumata inutilmente.
Sono tutti costi mangia-margini, che vanno cercati con lanternino e tagliati senza pietà.
Come risparmiare in azienda: lavorare con metodo paga sempre
Molti imprenditori di PMI si sorprendono già nella fase iniziale di mappatura dei costi.
Proprio come un dermatologo a caccia di nei sospetti, questa analisi preliminare vediamo che può già portare grandi scoperte:
Spese non più necessarie che sono state dimenticate, fornitori troppo costosi e non più concorrenziali, attività operative poco efficienti.
Se non hai mai effettuato un’analisi completa dei costi, è il momento di farlo.
1. Analisi dei costi aziendali per reparto
Comincia dai macro reparti, e vai in profondità.
Non basta guardare il bilancio una volta all’anno, l’analisi deve partire da:
- Quanto spende ogni area dell’azienda (produzione, commerciale, amministrazione, etc)
- Quali costi sono essenziali e quali no, per la sopravvivenza di una determinata area
- Dove si concentrano gli sprechi: se alcune percentuali balzano agli occhi sei sulla strada giusta.
Questo va fatto per ogni area dell’azienda, anche quelle in cui sei sicuro di non poter tagliare nemmeno un centesimo. Spesso è proprio dove nessuno guarda da molto tempo che si nasconde la polvere.
Se questo passaggio è ben fatto, puoi trasformare i costi fissi in costi variabili.
Poi devi fare pace con il concetto che carta e penna qui non aiutano molto.
2. Ottimizzazione dei costi: strategie concrete applicate alle aree chiave
Vediamo area per area, e prendiamo ad esempio qualche “scena” di un’azienda produttiva.
Elimina i colli di bottiglia
Immagina un reparto di assemblaggio dove i pezzi si accumulano sempre davanti alla stessa postazione, creando una coda che rallenta tutta la produzione.
È come un imbuto tappato con dei sassolini e puoi allargarlo in tre modi:
- Aggiungendo una seconda postazione parallela
- Sostituisci il macchinario con uno più veloce
- Riorganizza il flusso di lavoro per distribuire meglio il carico
Per identificare i colli di bottiglia, fai questa prova: cammina nel tuo stabilimento e cerca i punti dove vedi materiale accumulato.
Quello è il tuo imbuto.
Se invece ti interessa un metodo “analitico” per trovare i colli di bottiglia, leggi l’articolo su perché controllare il bilancio provvisorio.
Riduci gli sprechi di materiali
Pensa a una falegnameria che deve tagliare pannelli di legno.
Se non pianifica i tagli, può sprecare fino al 30% del materiale. La soluzione?
- Usare software di ottimizzazione del taglio
- Recuperare gli sfridi per produzioni più piccole o per fornire materia prima ad altri produttori
- Standardizzare le misure dei prodotti finiti, con pace dei micro clienti che fanno perdere tempo e guadagnare praticamente zero.
Basterebbe che questa ipotetica falegnameria mettesse per una settimana tutti gli scarti di produzione in un contenitore trasparente, e le buone idee spunterebbero come funghi.
Ma se è vero che non tutte le aziende producono o trasformano qualcosa di fisico…
… è altrettanto vero che il controllo dei tempi delle attività è di fondamentale importanza per qualsiasi organizzazione.
Ottimizza i tempi di lavorazione
A meno che tu non sia un cuoco professionista probabilmente ti sarai trovato a preparare una cena con amici o parenti.
Probabilmente ti spostavi da un capo all’altro della cucina perché coltelli, pentole e attrezzi vari non erano posizionati in modo ottimale. Per fare una cosa ci mettevi il doppio del tempo, e magari non la finivi e ne cominciavi un’altra.
L’esempio culinario serve solo per per dire che in qualsiasi processo produttivo:
- Le postazione possono essere riorganizzate
- Il “kit” di strumenti per ogni fase può essere ottimizzato
- Le procedure possono essere migliorate e standardizzate, con checklist visive a prova di
Organizzare qualsiasi processo è sempre un ottimo modo di ottimizzare i costi aziendali.
Gestisci e forma il personale
La formazione dei dipendenti e collaboratori è sempre cruciale, non basta quasi mai lamentarsi e dire “lavora meglio”.
Devi mostrare come, in modo che i fraintendimenti non siano possibili.
Qualche esempio terra terra?
- Crea dei semplici video-tutorial delle procedure corrette
- Affianca i veterani ai giovani o al personale inesperto
- Organizza simulazioni pratiche
Abbiamo visto aziende ridurre di oltre il 40% gli errori di produzione, solo creando una libreria di video-procedure accessibile da smartphone.
Automatizza le attività ripetitive
Pensa a una figura amministrativa o contabile che ogni mese passa due o tre giorni a inserire manualmente le fatture nel gestionale.
Altro che controllo di costi aziendali! Questi casi sono l’equivalente di gettare mazzette da cento dalla finestra della sala riunioni. Tre volte al mese.
Un banale sistema di fatturazione elettronica automatizzato:
- Riduce il tempo a 2 ore totali
- Elimina gli errori di digitazione
- Libera tempo per attività a maggior valore, “intellettuali” e strategiche
Negozia i costi operativi
A nessuno piace sentirsi chiedere degli sconti, per cui non limitarti ad essi.
Pensa in modo strategico e alleati con i fornitori:
- Proponi ordini programmati su 6 mesi, in cambio di prezzi bloccati
- Aggregati con altri acquirenti per aumentare i volumi
- Offri pagamenti anticipati in cambio di sconti extra
Ottimizza i consumi energetici
Non è questione di montare lampadine LED.
Pensa più in grande, cosa succederebbe ai tuoi costi energetici:
- Se installassi sensori di presenza per l’illuminazione…
- Se programmassi la manutenzione preventiva per evitare malfunzionamenti…
- O se recuperassi il calore dei macchinari per il riscaldamento?
Questa lista di modi agili per risparmiare sui costi aziendali ovviamente non può e non vuole essere un Bignami.
Serve a farti riflettere, perché ottimizzare è sempre possibile.
Una volta che hai deciso DOVE intervenire con un consulente dedicato, il problema è anche COME controllare i passi avanti.
3. Gestione dei costi aziendali: automatizza il controllo
Un sistema di controllo di gestione efficace può essere fatto con fogli excel sparsi qua e là. Magari in locale, dentro un pc che si può rompere.
Per andare a New York puoi prendere la nave, solo che ci metterai un sacco di tempo in più e rischierai ritardi di un giorno o due se trovi un meteo inclemente. Ci sembra più pratico e veloce un aereo. Abbiamo reso l’idea?
Questa banale metafora è per dirti che ti serve un software per:
- Monitorare le spese in tempo reale, nell’esatto momento in cui escono da uno dei conti aziendali
- Ricevere degli alert rosso fuoco quando le spese stanno per superare i costi prestabiliti
- Generare report automatici e intuitivi per avere sempre il colpo d’occhio della situazione.
Pensaci: più i dati sono piccoli, brutti, noiosi e difficili da interpretare meno probabilità avrai di trarre piacere da queste attività.
Siamo umani, l’occhio vuole sempre la sua parte: un buon software di controllo di gestione deve essere anche bello, facile e intuitivo.
Questo aspetto è UTILISSIMO.
Per ultimo, vediamo invece i tagli che sono malsani per qualsiasi azienda.
Taglio costi aziendali: a cosa NON devi mai rinunciare
Alcuni costi sembrano costi.
Possono anche apparire superflui, ma in realtà sono investimenti fondamentali per il futuro dell’azienda.
Giusto per dirne alcuni:
- La formazione del personale non è un costo, è un investimento.
Personale con sempre più competenze significa aggiornamento costante e quindi più possibilità di competere. E meno errori. - La manutenzione preventiva delle attrezzature non è un risparmio, alla lunga succhia molto risorse in termini di fermi macchina e riparazioni d’emergenza.
- Il marketing non è un costo ma un moltiplicatore di fatturato. Taglia le attività inefficaci, non il budget complessivo.
Monitoraggio costi aziendali: “riassunto” di un sistema che funziona
Possiamo dire che le operazioni che un consulente di gestione deve mettere in campo, si riducono a pochi passaggi.
Un sistema efficace di monitoraggio dei costi, deve:
- Definire KPI chiari per ogni area aziendale
- Implementare un software di controllo di gestione
- Formare il personale sul controllo dei costi
- Creare procedure standardizzate per la registrazione delle spese
- Stabilire un sistema di reporting periodico
Quindi tieni bene a mente che l’ottimizzazione dei costi non è responsabilità del solo reparto amministrativo.
Deve coinvolgere Direzione, Produzione, Acquisti, Risorse umane, reparto IT.
Strategie di risparmio: come sai che funzionano?
Ecco gli indicatori che ti diranno che le cose…stanno andando nel verso giusto:
- Aumenta il margine operativo lordo
- I costi fissi incidono meno sul fatturato
- il costo per unità prodotta scende
- La produttività per dipendente sale
Questo è il “ROI” delle iniziative di risparmio sui costi aziendali, non ci sono segreti.
Come trasformare i costi in investimenti
L’ottimizzazione dei costi in poche parole, significa trasformare la tua azienda in una macchina efficiente, dove ogni euro speso genera valore, perché viene speso per un ottimo motivo.
Se non sai da dove iniziare questa “trasformazione”, non sei solo.
Il nostro team di esperti è pronto ad affiancarti con un piano di ottimizzazione delle spese per la tua azienda, che fino a prova contraria è diversa da tutte le altre.
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